Kur përmendet një sistem organizativ, nënkupton një strukturë të caktuar, e cila përbëhet nga njësi të veçanta. Ato janë të ndërlidhura bazuar në disa konsiderata. Domethënë, kjo varet nga qëllimet e përcaktuara për departamentet dhe kompaninë dhe sipas funksioneve të kryera. Kjo parashikon praninë e drejtuesve (qendrave) të cilët mund të marrin vendime dhe janë përgjegjës për aktivitetet e njësive.
Informacion i përgjithshëm
Çështjet në lidhje me hartimin dhe formimin e sistemeve të menaxhimit organizativ janë të rëndësishme jo vetëm për ndërmarrjet e reja, por edhe për ato struktura tregtare që tashmë janë duke funksionuar, por ato do të duhet të funksionojnë në kushte të tjera. Për ta bërë këtë, është e nevojshme të ndryshohet përbërja dhe struktura e detyrave të kryera dhe detyrave që do të zgjidhen. Hapi i parë në këtë rast është një analizë e konstruksionit formal. Vëmendje e kushtuarpërbërja e njësive strukturore, numri i punonjësve të përfshirë në to, si korrespondojnë ato me kompleksitetin dhe strukturën e punës së kryer dhe aspekte të ngjashme.
Gjatë analizës, është e nevojshme të studiohen të gjithë elementët e rëndësishëm të ndërmarrjes në sekuencë. Këto përfshijnë mbështetjen dhe ndërveprimin e informacionit, furnizimin me burime dhe teknologjike, përputhjen e burimeve të punës me kërkesat ekzistuese dhe këmbyeshmërinë. Kur studioni sistemin e menaxhimit organizativ, është e nevojshme të jepni një përgjigje për dy pyetje:
- Në çfarë mase ajo që ekziston tashmë mund të ndihmojë ose pengojë zbatimin e strategjisë së zgjedhur të veprimit?
- Cilat nivele duhet të caktohen për të zgjidhur probleme specifike?
Kërko për përgjigje
Ka mjaft mënyra për t'u marrë me qëllimet. Meqenëse është mjaft problematike t'i konsiderosh të gjitha, vetëm dy do të marrin vëmendje:
- Përcaktim specifik i detyrave dhe synimeve personale për interpretuesit.
- Analizë e shkurtër organizative.
Të dyja qasjet synojnë të zbulojnë se cili është kontributi personal i punonjësit në arritjen e detyrës kryesore të ndërmarrjes. Metodat e menaxhimit të sistemeve organizative janë gjithashtu të rëndësishme. Me pak fjalë, duhet të veproni duke përdorur metodat e mëposhtme:
- Metodë e introspeksionit. Vëmendje e veçantë i kushtohet personelit administrativ dhe drejtues. Qëllimi është të përmirësohet efikasiteti i punonjësvepuna mendore. Fokusi kryesor është në kontributin në zgjidhjen e problemeve, zbatimin e strategjisë së kompanisë dhe arritjen e qëllimeve të vendosura. Në fakt, në këtë rast sigurohet lëvizja nga e madhja në detaje. Zbatohet sekuenca e mëposhtme: detyrat e ndërmarrjes - strategjia e saj - qëllimet - organizimi funksional. Vetëm atëherë pozicionet - punonjësit - detyrat dhe motivimi i tyre.
- Një metodë e analizës nga poshtë-lart. Ai tashmë po fillon nga punëtori individual dhe detyrat dhe synimet e tij të formuluara. Kjo metodë ju lejon të lidhni punën e punonjësve individualë me aktivitetet e ndërmarrjes dhe strategjinë e prosperitetit që po zbatohet. Edhe pse shumë shpesh ka ankesa se dispozitat teorike janë të menduara mirë, por zbatimi në praktikë lë shumë për të dëshiruar.
Më shumë mbi introspeksionin
Kjo metodë ju lejon të përgatitni rekomandime efektive që synojnë përmirësimin e të gjithë strukturës organizative dhe performancës së kompanisë duke reduktuar dyfishimin e punës, duke ulur kostot e menaxhimit, duke rregulluar ngarkesën e menaxherëve, duke ndarë funksionet e performuesve. Cili është rezultati përfundimtar i punës së bërë? Sistemi i menaxhimit organizativ, i ndërtuar duke përdorur introspeksionin, siguron orientim në parime dhe ide të tilla:
- Menaxhmenti merr paga për menaxhim real. Pra, në shumicën e rasteve është duke udhëzuar, matur, përgatitur dhe udhëzuar. Në atëndihmon planifikimin, ndihmën në punë organizative, hartimin e planeve financiare, analizimin e situatës aktuale dhe të ngjashme.
- Udhëheqësi duhet të ketë mjaft njerëz nën komandën e tij për të mbajtur gjithë vëmendjen e tij. Por në të njëjtën kohë, duhet të ketë kohë të mjaftueshme për të gjithë.
- Duhet të përpiqeni të mbani në minimum numrin e lidhjeve në organizatë.
- Performuesit duhet të angazhohen në një numër të kufizuar detyrash të dizajnuara mirë, përfundimi i të cilave do të avancojë drejtpërdrejt arritjen e qëllimeve të organizatës.
- Kuptimi i qartë i asaj që dëshiron menaxhimi mund të shtrembërohet nga komunikimi joefikas. Një arsye mjaft e zakonshme është një numër shumë i madh lidhjesh. Si rezultat, aftësia për të bërë ndryshime, për të zgjidhur në mënyrë të pavarur problemin, për të gjetur mënyra të tjera zvogëlohet.
Introspeksioni është i mundur në çdo organizatë. Kjo metodë ka gjashtë faza: përgatitja, grumbullimi i të dhënave, përpunimi i informacionit, analiza, raportimi, kontrolli i mëtejshëm. Si rezultat, lëshohen rekomandime me shkrim që trajtojnë çështjet e përmirësimit të strukturës organizative.
Metodë e analizës nga poshtë-lart
Falë përcaktimit të qëllimeve dhe objektivave personale, fiksohet pikërisht kontributi i punonjësit në procesin e arritjes së vlerave dhe parametrave të vendosur. Vëmendje i kushtohet:
- Marrja parasysh e kushteve të duhura për integrimin e procesit të punës së çdo punonjësi me detyrat, synimet dhestrategjitë që sigurojnë përshtatshmërinë e strukturës organizative.
- Krijimi i kushteve në mënyrë që të gjithë të jenë të interesuar për të arritur rezultatin më të mirë.
- Metoda e analizës nga poshtë lart ju lejon gjithashtu të vlerësoni punën individuale.
Duhet theksuar se qasja në shqyrtim mund të përdoret jo vetëm për analizë, por edhe në zgjidhjen e disa prej problemeve kryesore që lidhen me menaxhimin e organizatës. Këto përfshijnë:
- Përkufizimi i procesit të arritjes së qëllimit nëpërmjet dialogut lidhur me vendosjen e tij dhe mënyrën e arritjes së tij.
- Përqendrimi i punonjësve në pritjet e performancës.
- Formimi i programit të ekzekutimit të punës për shkak të konkretizimit të afateve për zgjidhjen e detyrave të caktuara.
- Lehtësimi i menaxhimit të sistemit të pagave, aftësia për të krijuar një bazë të arsyeshme për dhënien e shpërblimit për kryerjen e shkëlqyer të detyrave dhe arritjeve në punë.
- Vlerësimi nëse një punonjës duhet të promovohet dhe ka fitime të mira.
Prandaj, kjo metodë plotësohet shumë mirë nga sistemi i menaxhimit organizativ dhe ligjor, i cili standardizon qasjet ndaj numrit maksimal të situatave.
Rreth Funksioneve
Kryesoret dhe më të rëndësishmet janë: organizimi, planifikimi, rregullimi, koordinimi, motivimi, kontrolli dhe rregullimi. Kjo gjen shprehje në strukturë, rregulla, kulturë, procese. Menaxhimi i sistemit organizativ ofronpërdorimi i një sërë metodash dhe teknikash, kombinimi racional i tyre, marrëdhënia e krijuar për të menaxhuar elementet në kohë dhe hapësirë. Është e nevojshme të përpiqemi për të krijuar kushtet më të favorshme. Në këtë rast, funksionet e menaxhimit të sistemeve organizative duhet të përcaktohen qartë, duhet të bien dakord dhe përgjegjësitë e personave të ndryshëm duhet të kufizohen.
Dhe këto nuk janë vetëm fjalë. Duhet mbajtur mend se funksionet janë lloje të veçanta të veprimtarive të specializuara të menaxhimit që janë shfaqur në procesin e ndarjes së punës. Secila prej tyre zbatohet në një kompleks detyrash menaxheriale. Ju gjithashtu duhet të mbani mend se funksionet janë aktivitete të përsëritura. Ato mund të kryhen nga një person, njësi ose grup i tyre. Numri i funksioneve dhe përbërja varet nga një sërë faktorësh: shkalla, niveli dhe struktura e zhvillimit të prodhimit, madhësia e organizatës, lidhjet e kompanisë me objekte të tjera të ngjashme, pavarësia dhe niveli i pajisjeve teknike.
Detyrat specifike të kryera
Funksionet e menaxhmentit duhet të ofrojnë drejtim dhe shërbim për aktivitetet e organizatës. Secila prej tyre duhet të ketë një qëllim specifik, përsëritshmëri, uniformitet të përmbajtjes. Gjithashtu, funksionet duhet të jenë objektive. Kjo përcaktohet nga nevoja për vetë procesin e menaxhimit në kushte ku sigurohet puna e përbashkët e njerëzve. Përveç kësaj, funksionet janë baza për përcaktimin e madhësisë dhe strukturës së aparatit administrativ. Ai duhet të bashkojë të gjithë relativisht të izoluar, megjithëse përgjithësisht të lidhur pazgjidhshmërishtstrukturat. Në shumë mënyra, ato ndikohen nga qëllimet e sistemit të menaxhimit organizativ.
Lista e funksioneve
Për të kuptuar më mirë këtë temë, le të shohim se çfarë duhet të trajtojmë në praktikë:
- Funksioni i organizatës. Të angazhuar në zbatimin praktik të planeve dhe programeve. Ai zbatohet nëpërmjet krijimit të një organizate, formimit të strukturës së saj, shpërndarjes së punës ndërmjet departamenteve dhe punonjësve, si dhe përmes koordinimit të aktiviteteve të tyre.
- Funksioni motivues. Ai është i specializuar në përcaktimin e nevojave të njerëzve, si dhe në zgjedhjen e mënyrës më efektive dhe më të përshtatshme në këtë rast për t'i përmbushur ato. E gjithë kjo bëhet për të siguruar interesin maksimal të punonjësve në procesin e arritjes së qëllimeve me të cilat përballet organizata.
- Kontroll. Është e nevojshme për të identifikuar me kohë gabimet, rreziqet e afërta, devijimet nga standardet e kërkuara dhe për të krijuar bazën për përmirësim të vazhdueshëm.
Karakteristika shtesë
Organizata duhet të ketë adekuate:
- Funksionet e racionimit. Ato duhet të konsiderohen si një proces i zhvillimit të vlerave të llogaritura të bazuara shkencërisht. Me ndihmën e tyre vlerësohen parametrat sasiorë dhe cilësorë.
- Funksioni i planifikimit. Është e nevojshme për rregullimin e rreptë të sjelljes së objekteve në procesin e zbatimit të qëllimeve dhe detyrave të vendosura për punonjësit.
- Funksioni i koordinimit. Siguron që organizata të jetë konsistente dhepunë e mirëkoordinuar në zbatimin e detyrave të planifikuara.
- Funksioni rregullues. Ndërpritet drejtpërdrejt me kontrollin dhe koordinimin. Nëse nën ndikimin e mjedisit të jashtëm / të brendshëm ndodhin devijime nga parametrat e kërkuar, atëherë është e nevojshme të rregulloni situatën në mënyrë që ajo të jetë brenda kufijve të caktuar.
Rreth detyrave
Sistemi organizativ krijohet për të arritur një qëllim të caktuar. Për shembull, marrja e të ardhurave maksimale të mundshme. Ose 100 milion rubla. Sido që të jetë, por në rrugën drejt qëllimit, duhet të zgjidhni një sërë detyrash që do t'ju lejojnë ta arrini atë. Duhet theksuar se ato ndryshojnë në shkallën, pasojat, rëndësinë, ndikimin në të ardhmen dhe kompleksitetin e zbatimit.
Detyrat e menaxhimit të sistemeve organizative në nivelin më të lartë janë më të rëndësishmet dhe thelbësore në drejtim të arritjes së rezultateve. Në fund të fundit, nëse një punëtor në bazë bën diçka të gabuar, atëherë kjo ende mund të durohet relativisht. Sidomos nëse identifikoheni shpejt dhe ndaloni. Ndërsa gabimet e vetë drejtuesve të lartë kanë pasoja shumë më shkatërruese. Përveç kësaj, është mjaft e vështirë t'i ndalosh ata, për këtë është e nevojshme të kërkosh mbështetjen e aksionerëve / themeluesve.
Por procesi i identifikimit është gjithashtu i rëndësishëm. Në të vërtetë, në kushtet tona është rregulluar aq sa menaxhmenti i lartë nuk kontrollohet në mënyrë të përhershme. Dhe mund të zbuloni se rrjedha e ngjarjeve nuk po shkon ashtu siç duhet, qoftë duke ushtruar kontroll, duke u informuar me ngjarjet, ose duke vërejtur një anomali në raportim, e cilamenaxherët u ofrojnë pronarëve. Për të përmbushur në mënyrë efektive detyrat e vendosura, është e nevojshme të sigurohet që ekziston një strukturë organizative adekuate e sistemit të menaxhimit, për të cilën nuk do të kishte asnjë person të papërgjegjshëm.
Rreth zhvillimit
Sistemet organizative nuk qëndrojnë si gurët. Gjithmonë ka disa lëvizje (jo domosdoshmërisht për mirë). Por nëse shikoni nga lartësia e mijëvjeçarëve, atëherë menaxhimi i sistemeve organizative dhe ekonomike është ende duke u përmirësuar dhe zhvilluar. Ndonjëherë kjo ndikohet nga zhvillimi i metodave dhe qasjeve të reja. Progresi shkencor dhe teknologjik gjithashtu mund të ketë një ndikim. Për shembull, çfarë është menaxhimi pa përdorimin e teknologjisë së informacionit? Edhe nëse një person punon vetë në statusin e një sipërmarrësi individual, një kompjuter / smartphone ndihmon për të mbajtur shënime, për të dërguar të dhëna në shërbimin tatimor, autoritetet e statistikave dhe një sërë strukturash të tjera.
Por a mund të thuhet se tani ka qenë e mundur arritja e kurorës në zhvillim? Fatkeqësisht jo. Edhe përkundër teknologjive dhe metodave që tashmë ekzistojnë, është shumë herët për t'u gëzuar. Në fund të fundit, sa zbulime të ndryshme të mahnitshme janë ende duke pritur për njerëzimin në të ardhmen. Merrni, për shembull, inteligjencën artificiale. Kur një mostër e kësaj zgjidhjeje zhvillohet me tregues të mirë të performancës, ajo që mund të bëjë një punonjës që nuk ka nevojë të flejë, të pushojë dhe të marrë një rrogë thjesht do ta habisë dhe do ta detyrojë të përshtatet me kushtet e reja.
