Komunikimi është thelbësor për suksesin e çdo organizate. Ky është një lloj "sistemi i qarkullimit të gjakut" të çdo ndërmarrje. Drejtuesit e suksesshëm, menaxherët e lartë dhe profesionistët kompetentë kanë arritur sukses kryesisht falë aftësive të komunikimit. Si të forcojmë dhe njëkohësisht të zhvillojmë komunikimet ndërpersonale, grupore dhe organizative do të përshkruhet në detaje në artikullin tonë.
Procesi i komunikimit - çfarë është ai?
Komunikimi është një procedurë për shkëmbimin e informacionit, në bazë të së cilës menaxheri merr informacionin e nevojshëm për marrjen e vendimeve efektive, si dhe u sjell vendimet e marra punonjësve të ndërmarrjes. Në rastin e performancës së dobët të komunikimit, vendimet mund të rezultojnë të gabuara. Njerëzit nuk do ta kuptojnë mirë se çfarë kërkojnë autoritetet prej tyre dhe kjo është e mbushur me një prishje të marrëdhënieve ndërpersonale. Efektiviteti i proceseve të komunikimit shpesh përcaktohet ngacilësia e vendimeve dhe si do të zbatohen në të ardhmen.
Informacioni luan një rol të veçantë në zbatimin e komunikimeve ndërpersonale dhe organizative. Ky është rezultat i komunikimit, manifestim i jashtëm i procedurës komunikuese. Informacioni zë një vend të veçantë në sjelljen verbale të një personi. Ai kalon nga një subjekt në tjetrin. Në të njëjtën kohë, individë, grupe ose organizata të tëra mund të veprojnë si subjekte këtu.
Komunikimi mund të bëhet duke përcjellë ide, opinione, aftësi, fakte, perceptime ose ndjesi. Kërkon marrjen e përgjigjes së dëshiruar si përgjigje. Në të njëjtën kohë, duhet pasur parasysh se sistemi i komunikimit dhe informacionit organizativ janë dukuri të ndryshme, megjithëse janë të ndërlidhura. Kështu, komunikimi nuk është vetëm ajo që transmetohet, por edhe mënyra se si transmetohet kjo "diçka". Informacioni është vetëm një pjesë integrale e procesit të komunikimit.
Sistemi i Komunikimit Organizativ
Komunikimi është një proces në të cilin dy ose më shumë njerëz shkëmbejnë informacione të caktuara. Qëllimi kryesor i komunikimit organizativ është arritja e të kuptuarit të informacionit që do të shkëmbehet. Në fund të fundit, vetë fakti i shkëmbimit nuk garanton suksesin e procedurës së zbatuar.
Sistemi i komunikimit organizativ përbëhet nga disa lëndë:
- dërgues - një person që gjeneron një ide ose zgjedh informacion për transmetim;
- kanali - një mjet për transmetimin e një grupi informacioni;
- marrësi - personi që merr informacionin dhe e interpreton atë;
- mesazhe - informacion i drejtpërdrejtë i koduar në një seri karakteresh specifike.
Dërguesi dhe marrësi janë dy entitetet kryesore. Gjatë procesit të komunikimit, ato kalojnë nëpër disa faza të ndërlidhura. Detyra e tyre është të hartojnë një mesazh dhe të përdorin një kanal për ta transmetuar atë në mënyrë të tillë që të dyja palët të interpretojnë idenë origjinale në të njëjtën mënyrë. Kjo është një detyrë mjaft e vështirë, pasi çdo hap tjetër mund të shtrembërojë kuptimin e idesë.
Katër fazat e komunikimit ndërpersonal dhe organizativ duken kështu:
- gjenerimi i një ideje;
- kodimi dhe përzgjedhja e kanalit të dëshiruar të transmetimit të informacionit;
- transmetim informacioni;
- dekodim.
Pak më shumë për çdo hap.
Elementet e komunikimit
Shpesh, procedura e komunikimit mund të zgjasë vetëm disa sekonda, dhe për këtë arsye, është mjaft e vështirë të veçosh ndonjë fazë specifike në të. Megjithatë, sociologët identifikuan dhe analizuan katër faza kryesore të procesit të komunikimit.
Faza e parë quhet gjenerimi i ideve. Komunikimi organizativ është një procedurë që fillon me formulimin e një informacioni të caktuar. Dërguesi e zgjidh problemin duke dërguar një mesazh. Shpesh përpjekje të tilla dështojnë tashmë në fazën e parë, pasi dërguesi nuk shpenzon mjaftueshëm kohë duke menduar për idenë.
Shumë ekspertë theksojnë rëndësinë, madje mbizotëruesenvlera e fazës së parë. "Mos filloni të flisni para se të filloni të mendoni," tha një herë Jefferson Davis, një hero i Luftës Civile Amerikane. Gjithmonë duhet të mendoni për idenë që dëshironi t'i përcillni marrësit. Duhet të jeni të sigurt për rëndësinë dhe përshtatshmërinë e kësaj ideje, si dhe për situatën dhe qëllimin specifik.
Hapi i dytë quhet kodimi dhe zgjedhja e kanalit. Kultura organizative e komunikimit kërkon riformulimin e idesë që dërguesi dëshiron të përcjellë në simbole të caktuara. Mund të jenë fjalë, gjeste, intonacione ose diçka tjetër. Është kodimi që e kthen një ide në një mesazh të plotë.
Për të përcjellë mirë idenë, dërguesi duhet të zgjedhë një kanal që është në përputhje me llojin e karaktereve që përdoren për kodim. Më të njohurit janë të folurit, të shkruarit dhe lloje të ndryshme të mediave elektronike: regjistrime video, e-mail, kompjuterë, etj. Transmetimi i materialit nuk është i mundur nëse kanali nuk është i përshtatshëm për formën fizike të personazheve të zgjedhur. Duhet të theksohet gjithashtu se efektiviteti i proceseve të komunikimit mund të reduktohet nëse kanali nuk përputhet me idenë e zhvilluar në fazën e parë.
Faza e tretë në procedurën e komunikimit ndërpersonal, grupor ose organizativ është transmetimi i drejtpërdrejtë i informacionit. Dërguesi përdor kanalin për të dhënë mesazhin - ideja e koduar transmetohet fizikisht.
Më në fund, hapi i fundit quhet dekodim. Marrësi i përkthen karakteret e marra të kompozuara nga dërguesi nëmendimet e veta. Përfundimi i komunikimit lidhet me formulimin e idesë nga dy subjektet e procesit.
Llojet e komunikimit
Komunikimi organizativ është një proces i gjerë dhe shumë voluminoz që përmban shumë elementë të ndryshëm. Sipas klasifikimit më të zakonshëm, procedura komunikuese ndahet në të brendshme dhe të jashtme. Procesi i jashtëm është ndërveprimi ndërmjet organizatës dhe mjedisit të jashtëm. Për më tepër, faktorët e jashtëm ndikojnë fuqishëm në aktivitetet e organizatës.
Bizneset përdorin një sërë mjetesh për të komunikuar me komponentët e mjedisit të tyre të jashtëm. Konsumatorët potencialë ekzistues marrin informacionin e nevojshëm nëpërmjet reklamave ose mjeteve të tjera të promovimit të mallrave. Me rëndësi të madhe këtu është një imazh i caktuar që përbën imazhin organizativ.
Lloji i dytë i komunikimit quhet i brendshëm. Këto janë lidhje brenda-organizative ndërmjet niveleve dhe departamenteve të ndryshme. Ato mund të jenë formale ose joformale.
Lidhjet formale të komunikimit janë fenomene të përcaktuara nga struktura organizative e ndërmarrjes, marrëdhënia midis niveleve të menaxhimit dhe njësive funksionale. Komunikimet joformale janë i ashtuquajturi "kanali i thashethemeve". Thashethemet nuk konsiderohen gjithmonë si informacione të pasakta. Studimet tregojnë se më shumë se 80% e thashethemeve organizative kanë një bazë ngjarjesh shumë reale dhe të bazuar mirë.
Komunikimi organizativ është sistemi më i gjerë i kanaleve informale. Kjo mund të përfshijë llojet e mëposhtme të informacionit:
- ndryshimi i strukturës organizative;
- promovimet dhe transferimet e ardhshme;
- detaje të mosmarrëveshjeve organizative;
- prerjet e ardhshme të prodhimit;
- takime joformale, etj.
Sipas një klasifikimi tjetër, struktura e komunikimeve organizative formohet sipas niveleve. Pra, proceset e transferimit të informacionit mund të zbatohen vertikalisht - domethënë, ato mund të jenë zbritëse dhe ngjitëse. Grupi zbritës i proceseve të informacionit është transferimi i informacionit nga një nivel më i lartë në një më të ulët - për shembull, kur një punonjës pyetet për detyrat, prioritetet, rezultatet e dëshiruara, etj. Komunikimet lart kryhen në formën e propozimeve, raporteve, shënime shpjeguese, etj.
Duhet të nënvizoni gjithashtu proceset e komunikimit midis departamenteve, midis grupit të punës dhe autoriteteve, përfaqësuesve të sindikatave dhe menaxhmentit, etj.
Llojet e pengesave të komunikimit
Efektshmëria e një kulture organizative të komunikimit mund të reduktohet dukshëm për shkak të të ashtuquajturave barriera - barrierat ndërpersonale. Në nivel sistemi, ato ndahen në disa lloje.
Pengesa e parë mund të jetë për shkak të kushteve perceptuese. Detyra e një menaxheri ose e çdo përfaqësuesi tjetër të strukturës qeverisëse është të kuptojë thelbin e perceptimit, të përcaktojë "realitetin për individin". Dihet se njerëzit nuk reagojnë ndaj fenomeneve reale në mjedisin e tyre, por ndajmënyrat e perceptimit të këtyre dukurive. Duke kuptuar faktorët që ndikojnë në perceptimin, mund të kapërcehen shumë pengesa.
Shembulli më i zakonshëm i një pengese perceptuese është konflikti midis fushave të veprimtarisë së marrësit dhe dërguesit. I njëjti informacion mund të interpretohet në mënyra të ndryshme në varësi të përvojës së tyre. Njerëzit mund të marrin informacion në mënyrë selektive, duke marrë parasysh interesat, pikëpamjet, kërkesat dhe gjendjen emocionale të tyre.
Pengesa tjetër e komunikimit organizativ quhet semantike. Semantika është shkenca e përdorimit të fjalëve dhe dhënies së kuptimit të tyre. Shpesh disa fjalë çojnë në keqkuptime, pasi ato mund të ndryshojnë kuptimin e tyre në varësi të kontekstit.
Pengesat joverbale janë grupi i tretë i pengesave të komunikimit. Po flasim për ndonjë personazh përveç fjalëve. Kjo është një buzëqeshje, një fytyrë e tensionuar, vetullat e rrahura, kontakti me sy dhe më shumë. Veçanërisht e rëndësishme këtu është intonacioni - si shqiptohen saktësisht fjalët. Një fraze e njëjtë mund t'i jepet një karakter i ndryshëm, një konotacion emocional i pabarabartë.
Reagimet joefektive janë faktori i katërt problematik në komunikimin organizativ. Të gjithë e dinë vlerën e të paktën disa reagimeve ndaj mesazhit të dërguar. Përndryshe, njëra nga palët do ta konsiderojë komunikimin e dështuar.
Zgjidhja e problemit në sistemin e komunikimit organizativ
Aktualisht, janë zhvilluar disa strategji për tëkapërceni në mënyrë efektive barrierat e komunikimit dhe përmirësoni efikasitetin e komunikimit në nivelin e punonjësve të organizatës.
Së pari, menaxhmenti i ndërmarrjes duhet t'i kushtojë vëmendje zhvillimit të aftësive të komunikimit të punonjësve të tyre. Metoda më e njohur e ndërveprimit ndërmjet subjekteve është dëgjimi aktiv. Kuptimi i kësaj teknike qëndron në aftësinë e dëgjuesit për të ndihmuar folësin të thotë saktësisht atë që ai synonte të përcillte fillimisht. Ekzistojnë disa parime të dëgjimit aktiv:
- bëni pyetje, por mos e ndërprisni folësin;
- dispononi bashkëbiseduesin për ju, krijoni një atmosferë miqësore dhe të ngrohtë;
- jini të durueshëm dhe shmangni konfliktin gjatë fazës së të mësuarit;
- demostroni simpati dhe interes për bashkëbiseduesin;
- përpiquni të neutralizoni shpërqendrimet, shmangni ndërhyrjet e jashtme.
Së dyti, shefat duhet të qartësojnë dëshirat dhe idetë e tyre përpara se t'i përcjellin ato. Është e nevojshme që rregullisht të mendohen dhe të analizohen çështjet dhe problemet që duhen bërë objekt transmetimi.
Komunikimi organizativ efikas mund të arrihet nëpërmjet përdorimit të teknikave të tilla si dhënia e komenteve, "shikimi nga jashtë", ndjeshmëria ndaj problemeve të mundshme, etj.
Komunikimi ndërpersonal
Çdo formë e komunikimit organizativ do të konsiderohet e suksesshme vetëm nëse elementët kryesorë të saj rezultojnë të formohen në mënyrë cilësore -dukuritë e komunikimit ndërpersonal. Si të hartoni saktë komunikimin midis dy ose më shumë lëndëve? Për të filluar, ka disa parime që duhen mbajtur parasysh:
- pakthyeshmëria e shkatërrimit të asaj që u tha ose u dërgua;
- feedback-u si kusht i domosdoshëm i procesit të komunikimit;
- pakthyeshmëria dhe pashmangshmëria e komunikimit ndërpersonal në shoqëri.
Ekzistojnë tre forma kryesore të komunikimit. Ky është një dialog, monolog dhe polilog i njohur. Është forma e fundit që luan një rol të veçantë në ndërtimin e një forme organizative të komunikimit.
Mënyra për të optimizuar proceset e komunikimit
Kushtojini vëmendje të veçantë komenteve. Është një element thelbësor i komunikimit organizativ. Roli i këtij komponenti nuk mund të nënvlerësohet. Është përgjigja që e bën procesin e komunikimit më cilësor dhe efektiv.
Mbani parasysh se komentet duhet të jenë në kohë dhe të strukturuara qartë. Ai duhet të përmbajë një mesazh origjinal të parafrazuar dhe një numër pyetjesh sqaruese. Është e padëshirueshme të vlerësohet mesazhi origjinal - si negativ ashtu edhe pozitiv.
Mënyra më e zakonshme dhe e besueshme për të marrë komente është të bësh pyetje. Më shpesh, ato nevojiten për të krahasuar mesazhin në hyrje me atë që marrësi fillimisht dëshironte të dëgjonte. E njëjta gjë vlen edhe për dërguesin: ai mund t'i bëjë pyetje shtesë marrësit në mënyrë që të krahasojë materialin e dërguar me atë që ishte menduar fillimisht të formulohej.
Përmenaxhimi efektiv i komunikimeve organizative, është e nevojshme të përpiqeni të zhvilloni aftësitë teknike të komunikimit të punonjësve - domethënë të shkruani memorandume, duke përdorur faks, e-mail, etj.
Sistemet e menaxhimit dhe kultura e komunikimit duhet të vendosen qartë. Organizatat moderne mund të përdorin "linja të nxehta" të një lloji të korporatës - kur punonjësit mund të përdorin shkëmbimin e informacionit në çdo kohë, të bëjnë pyetje sqaruese, të shprehin mendimet e tyre dhe gjykimet e vlerës, të organizojnë pikniqe të përbashkëta, ekskursione, etj. Të gjitha këto janë shembuj joformalë të komunikimit organizativ.
Pra, ka mjaft mënyra për të përmirësuar efektivitetin e komunikimit organizativ. Në të njëjtën kohë, një pyetje mbetet e rëndësishme: pse janë fare të nevojshme procedurat e shkëmbimit të të dhënave dhe komunikimit? Çfarë kuptimi kanë dhe çfarë kuptimi mbartin? Le të përpiqemi ta kuptojmë më tej.
Rëndësia e komunikimit në procesin organizativ
Periudha moderne në zhvillimin e proceseve të komunikimit na lejon ta vlerësojmë këtë fenomen si një produkt të përcaktuar nga nevojat e prodhimit shoqëror. Faktorët tradicionalë si puna, toka dhe kapitali do të funksionojnë vetëm nëse procedurat e shkëmbimit të të dhënave dhe të komunikimit përdoren në mënyrë efektive.
Komunikimi kuptohet si një sistem i transferimit dhe reagimit të informacionit. Ky është shkëmbimi i njohurive, pronësisë intelektuale, informacioneve të ndryshme, etj. Procedura për specializimin e aktiviteteve të komunikimit menaxherial është theksuar nënjë lloj i veçantë shërbimi profesional, qëllimi i të cilit është formimi efektiv dhe zhvillimi kompetent i të gjitha llojeve të kapitalit organizativ. Ky synim mund të arrihet vetëm nëpërmjet përdorimit të teknologjive, mjeteve, metodave dhe mekanizmave të veçantë për transmetimin e informacionit.
Dihet se pa komunikim nuk ka komunikim dhe pa komunikim nuk mund të bëhet fjalë për ekzistencën e ndonjë grupi. Kështu, komunikimi është një kusht përcaktues për zhvillimin e grupit dhe jetës së tij.
Të gjitha komunikimet mund të ndahen në dy grupe: formale dhe joformale. Grupi i parë përfshin elementë të tipit të përcaktuar, pra ato që ndodhin në procesin e kontrollit. Llojet joformale të komunikimit kanë një peshë më të vogël. Ato lindin spontanisht dhe më shpesh nuk diskutohen. Në të njëjtën kohë, çdo punonjës është i vetëdijshëm për faktin e ekzistencës së tyre.
Një menaxher ose një drejtues tjetër duhet të zotërojë mirë mjetet e komunikimit. Përgjegjësitë e tij përfshijnë përdorimin korrekt të mjeteve të marra në procesin e komunikimit, tejkalimin e barrierave dhe barrierave.
Sjellja organizative e komunikimit është të përcjellë informacion tek menaxherët dhe vendime te performuesit. Pa proceset e komunikimit, është e pamundur të ndërtohet një organizatë, si dhe të sigurohet koordinimi i veprimtarisë njerëzore.
Kështu, procedura e transferimit të informacionit ndihmon në çdo gjë: ju lejon të siguroni një lidhje midis një organizate të caktuar dhe mjedisit të jashtëm, për të organizuarndërveprimi i të gjitha funksioneve të menaxhimit dhe konsistenca e vendimeve të marra.
Llojet e rrjeteve të komunikimit
Kur flasim për sistemin e komunikimit organizativ, është e nevojshme të veçojmë konceptin e një rrjeti komunikimi. Dy njësi organizative të lidhura me një linjë quhen kanal. Në kohën e transferimit të informacionit, një kanal mund të lidhë dy ose më shumë njësi organizative. Kështu formohet një rrjet informacioni - një dukuri mjaft e zakonshme për çdo organizatë.
Rrjetet janë të hapura dhe të mbyllura. Ato të hapura nuk kanë pengesa për rrjedhën e informacionit përmes kanaleve të disponueshme. Ky, për shembull, është një "zinxhir" - një lidhje lineare për transferimin e informacionit. "Zinxhiri" është efektiv për operacione të përsëritura, rutinë, por nuk është i përshtatshëm për të punuar në kushte që ndryshojnë vazhdimisht. Një skemë e ngjashme është "Rrota". I gjithë informacioni herët a vonë do t'i shkojë punonjësit që zë një pozicion qendror.
Rrjetet e mbyllura janë të kufizuara në mënyrën se si shpërndahet informacioni. Ato përdoren nga organizata që mbajnë sekrete tregtare.
