Në marrëdhëniet ndërpersonale, nuk është e rëndësishme vetëm biseda, por edhe korrespondenca, sepse informacioni i paraqitur në formë teksti është më i lehtë për t'u perceptuar, mund të ruhet dhe aksesohet shumë herë. Në botën moderne, besohet se shkrimi i letrave është një profesion i vjetëruar dhe i parëndësishëm. Në fakt, në jetën e përditshme, njerëzit shumë shpesh i drejtohen zhanrit epistolar. Kjo është arsyeja pse është shumë e rëndësishme të kuptoni stilet e të shkruarit dhe të keni aftësi për t'i shkruar ato.
Çfarë është "stili"
Çfarë nënkuptohet me stil në gjuhësi? Stili i të folurit, teksti, shkrimi është një grup i mjeteve të caktuara gjuhësore me të cilat një person shpreh mendimet e tij me gojë ose me shkrim. Ekzistojnë pesë stile kryesore funksionale të të folurit në Rusisht:
- folje;
- artistik;
- gazetaristik;
- shkencor;
- biznes formal.
Disa gjuhëtarë dallojnë dy stile të tjera shtesë: rrëfimtar dhe epistolar. Kjo e fundit ia vlen të përshkruhet më në detaje.
Llojet e shkronjave
Stili epistolar është një grup teknikash gjuhësore që përdoren në shkrimin e shkronjave. Emri i saj vjen nga fjala greke epistola, e cila mund të përkthehet si "mesazh i shkruar". Në një situatë ose në një tjetër, ky stil huazon karakteristikat e stileve kryesore të të folurit.
Në varësi të adresuesit dhe qëllimit të mesazhit, korrespondenca ndahet në disa lloje ose stile shkrimi:
- Jozyrtare.
- Zyrtare (biznes).
Nëse qëllimi i letrës është shkëmbimi i ndonjë informacioni shkencor, atëherë korrespondenca e tillë përmban tiparet e një stili shkencor. Stili epistolar përdoret gjithashtu shumë shpesh në gazetari, kur autori në letrën e tij mund t'i drejtohet si një personi specifik, ashtu edhe të gjithë publikut, duke bërë thirrje për veprim.
Veçoritë e shkronjave
Karakteristikat e çdo stili të të shkruarit janë të ndryshme, por ka veçori të caktuara që i bashkojnë ato. Në hartimin e çdo mesazhi, është shumë e rëndësishme të ndiqni një strukturë të caktuar. Është e nevojshme të veçohet adresuesi dhe adresuesi, të përcaktohet roli i tyre shoqëror. Tregoni thelbin e mesazhit sa më saktë dhe konciz të jetë e mundur me ndihmën e mjeteve gjuhësore që janë përzgjedhur saktë për këtë situatë.
Në varësi të qëllimit, autori i letrave mund të përdorë shprehje të ndryshme dhe të vendosë fraza. Korrespondenca zakonisht zbulon personalitetin dhe personalitetin e adresuesit. Në një masë më të madhe, kjo shprehet në stilin joformal të të shkruarit, kur autori ka më shumë mundësi për të përdorur gjuhën origjinale.kthesat ose mjete të tjera për të përcjellë mendimet dhe ndjenjat te adresuesi. Një letër nuk është vetëm një monolog i shkruar, ndonjëherë ka elemente dialogu në të, për shembull, kur autori i drejtohet marrësit. Stili epistolar karakterizohet gjithashtu nga një kombinim i të folurit me të shkruar.
Stilet e ndryshme të shkrimit përfaqësojnë modele të ndryshme shkrimi dhe përdorin klishe të ndryshme. Për të arritur rezultatin më të mirë dhe përmbajtjen informative të mesazhit, është e dobishme të njihni përbërjen dhe rregullat e shkrimit të tyre.
Struktura e emailit
Tipari përcaktues i stilit epistolar është kompozimi. Njerëzit humbasin në shumëllojshmërinë e llojeve të korrespondencës, gjë që ngre pyetjen se si të shkruhet një letër. Struktura e përgjithshme e të gjitha shkronjave mund të reduktohet në elementët e mëposhtëm:
- Fillim, adresim me respekt për adresuesin.
- Pjesa kryesore, që zbulon thelbin e mesazhit.
- Fundi, ose përfundimi, i cili përmbledh gjithçka të shkruar.
- Nënshkrimi i autorit dhe data e shkrimit.
- Në disa raste, një postscript (P. S) që përmban informacion shtesë.
Letër private
Stili i të shkruarit personal është më interesant dhe më i larmishëm. Mesazhe të tilla janë një lloj faqe ditari në të cilën autori shpreh mendimet dhe përvojat e tij më të thella. Shkalla e zbulimit të tyre varet nga afërsia e marrëdhënies ndërmjet dërguesit dhe marrësit.
Adresuesit e letrave personale janë zakonisht anëtarët e familjes, të afërmit, miqtë. Natyra e korrespondencës së tillë është intime dhe rreptësisht konfidenciale;autori gjurmohet qartë gjatë gjithë tregimit ose rrëfimit. Mund të jetë një histori për ngjarje të kaluara, reflektime mbi tema të ndryshme, vëzhgime ose këshilla. Kreativiteti këtu është tepër i madh, sepse dërguesi ka një arsenal të madh mjetesh artistike dhe shprehëse. Ato ndihmojnë për të pasqyruar më qartë ndjenjat dhe ndjesitë e autorit në një rast të caktuar, në një farë mënyre kryejnë funksionin e shprehjeve të fytyrës në komunikimin e drejtpërdrejtë. Pra, letrat personale janë shumë emocionale dhe shprehëse, sepse në to autori shumë shpesh nuk heziton në shprehje të forta, ndonjëherë edhe duke përdorur sharje.
Një mesazh privat nuk ka rregulla strikte drejtshkrimore, përveç atyre themelore të zakonshme për të gjitha stilet e shkrimit epistolar. Këtu inkurajohet liria e mendimit të autorit, lehtësia dhe natyraliteti.
Letra në veprimtarinë shkencore
Shkronjat në fushën shkencore përpilohen me qëllim të shkëmbimit të informacionit shkencor ndërmjet shkencëtarëve. Ky është një lloj raporti shkencor drejtuar një personi specifik. Stili shkencor i të shkruarit karakterizohet nga saktësia dhe qëndrueshmëria e paraqitjes. Një interpretim i paqartë i këtij apo atij informacioni është i papranueshëm këtu, materiali duhet të kuptohet pa mëdyshje. Përdorimi i tezave dhe termave ndihmon për të arritur këtë qëllim. Informacioni shkencor duhet të mbështetet edhe nga fakte të padiskutueshme, të cilat konfirmojnë vërtetësinë e tij.
Qëllimet për të cilat krijohet shkrimi shkencor kërkojnë monotoni dhe thatësi të paraqitjes. Sigurisht, një mesazh i tillë është i lirë nga ekspresiviteti,objektiviteti luan një rol vendimtar në të. Më shpesh, prezantimi i materialit në shkrimin shkencor ndodh në formën e një monologu. Fillimi i autorit në një letër të tillë reduktohet në minimum. Është e rëndësishme këtu të përqendrohemi në përmbajtjen e letrës, dhe jo në këndvështrimin e personit që e ka shkruar atë. Megjithatë, opinioni personal i dërguesit shfaqet ende në një farë mase, megjithëse në mënyrë implicite.
Stili epistolar në gazetari
Qëllimi kryesor i veprave gazetareske është të ndikojë te lexuesi me ndihmën e një fjalimi të strukturuar mirë, ta frymëzojë atë me ndonjë mendim apo ide. Për të arritur këtë qëllim, shumë gazetarë i drejtohen formularit të letrës që publikojnë në media. Mesazhe të tilla mund të jenë dy llojesh: me dhe pa adresues. Një letër pa një marrës specifik është menduar për një gamë të gjerë njerëzish. Në to sillen në vëmendjen e publikut çështje apo ngjarje aktuale. Në gazetari ka letra që i drejtohen një personi të caktuar, si krerët e shtetit apo personalitete të tjera mediatike. Detyra e tyre është të marrin adresues me ndikim për të zgjidhur problemet urgjente, të kërkojnë veprim të menjëhershëm.
Ndryshe nga shkrimi shkencor, stili i të shkruarit gazetaresk është më subjektiv dhe i diskutueshëm. Për të mbuluar dhe vlerësuar ngjarjet aktuale, publicisti manipulon me mjeshtëri mjete të ndryshme shprehëse.
Veçoritë drejtshkrimore
Gazetarët zgjedhin me kujdes një ngjarje të rëndësishme shoqërore dhe e analizojnë atë në mënyrë gjithëpërfshirëse nga këndvështrimi i autorit të letrës ose klientit të tij. Më tej, bëhet një gjykim i caktuar dhe propozohen zgjidhje.problemi i përshkruar. Në përpilimin e një letre të tillë janë shumë të rëndësishme aftësitë bindëse, si dhe njohja e psikologjisë njerëzore. Duke i vënë në praktikë, publicistët e drejtojnë diskutimin në drejtimin që u nevojitet, duke lënë pak ose aspak liri zgjedhjeje për lexuesit.
Letër zyrtare
Në sistemin e klasifikimit të shkronjave, stili formal i të shkruarit zë një vend të veçantë. Përdoret në korrespondencën e biznesit, është një kanal komunikimi ndër-korporativ. Shkrimi formal ka shumë lloje që kryejnë funksione të ndryshme. Ai gjithashtu ka një strukturë të qartë dhe rregulla strikte nga të cilat nuk duhet të shmanget. Një letër biznesi përdor mjetet e natyrshme në stilin zyrtar të të folurit të biznesit. Në shumicën e rasteve, një mesazh i tillë ka një adresues specifik, për shembull, një person juridik ose një individ.
Specifika e stilit të të shkruarit të biznesit qëndron në gjuhën e tij të thatë, formale dhe monotone. Ai përdor një sasi të madhe shkrimi, pullash, klishe dhe kthesa standarde, si dhe lloje të ndryshme shkurtesash. Informacioni paraqitet përmes fjalive të thjeshta të zakonshme. Toni i letrave zyrtare është neutral, prezantimi i informacionit është sa më logjik dhe konsistent. E gjithë kjo kontribuon në zgjidhjen e detyrës kryesore të korrespondencës së biznesit: për të përcjellë saktë, konciz dhe objektivisht një mesazh specifik, duke e privuar atë nga ngjyrosja emocionale dhe subjektiviteti.
Llojet e letrave zyrtare
Në varësi të përmbajtjes, letrat e biznesit ndahen në shumë lloje. Zakonisht, në çdo shkresë zyrtare ngrihet një çështje. Nëse është e nevojshme që menjëherë të zgjidhen dy ose më shumëprobleme, disa lloje përshtaten në një mesazh.
Dalohen llojet e mëposhtme të letrave të biznesit:
- Kopertina - një letër me udhëzime për dërgimin e dokumenteve.
- Garancia - konfirmimi dhe konsolidimi i kushteve të caktuara.
- Falënderimi - një shprehje mirënjohjeje dhe dëshirë për bashkëpunim të mëtejshëm.
- Ftesa - një ftesë zyrtare për të marrë pjesë në ngjarje.
- Urime.
- Informative.
- Promocionale, ose oferta bashkëpunimi.
- Kërkesat.
- Njoftimet.
- Kërkesat.
- Letër përgjigje.
Përpilimi i një letre biznesi
Si të shkruani saktë një letër zyrtare? Është e rëndësishme të njihni dhe zbatoni saktë ligjet e përbërjes së mesazheve të tilla. Para së gjithash, ju duhet të vendosni për temën e letrës dhe llojin e saj. Këtu ju duhet të merrni parasysh të gjitha informacionet për të cilat adresuesi tashmë di, dhe, duke u nisur nga kjo, shqyrtoni me kujdes përmbajtjen dhe argumentet e paraqitura. Letra duhet të jetë sa më informuese dhe logjike, pa devijime dhe ujëra të panevojshme.
Ka dy grupe letrash biznesi: njëdimensionale dhe shumëdimensionale, ose të thjeshta dhe komplekse. Mesazhet njëdimensionale janë koncize dhe trajtojnë vetëm një çështje. Ata zakonisht nuk kërkojnë përgjigje. Shkronjat shumëdimensionale ngrenë disa çështje, dhe për këtë arsye janë më komplekse në strukturë. Përbërja e tyre duhet të merret parasysh në detaje.
Teksti i një shkronje komplekse përbëhet nga disa pjesë. ATpjesa e parë tregon motivet që e shtynë autorin të shkruante mesazhin, jep argumentet e nevojshme. Këtu është e nevojshme t'i përgjigjemi pyetjes se për çfarë qëllimi u krijua kjo letër. Në pjesën e dytë autori nxjerr përfundime, bën sugjerime, zgjidhje për problemin e ngritur dhe kërkon.
Strukturat e disa llojeve të letrave formale
Letër kërkese:
- Arsyeja e kërkesës.
- Vetë kërkesa.
- Rezultati i dëshiruar, shprehje mirënjohjeje dhe vullneti për të bashkëpunuar nëse kërkesa plotësohet.
Letër kërkese:
- Arsyeja për rëndësinë e kërkesës.
- Vetë kërkesa.
- Rezultat nëse kërkesa plotësohet.
Letër motivuese
- Njoftim material.
- Informacion material.
Letër përgjigje për refuzimin e kërkesës
- Dublikim i një kërkese të mëparshme.
- Arsyeja e refuzimit.
- Deklaratë e faktit të refuzimit ose refuzimit.
Ndonjëherë letra e përgjigjes ofron mënyra alternative për të zgjidhur problemin e ngritur.
Punët moderne në zyrë përdorin kryesisht shkronja zyrtare njëdimensionale.
Dizajn shkronja
Korrespondenca e biznesit kryhet në kokë për letrat zyrtare. Ato duhet të jenë në përputhje me standardet e qeverisë dhe të përmbajnë elementët e mëposhtëm:
- Logo e entitetit juridik.
- Emri i personit juridik (autori i letrës).
- Kontaktet (adresa, numritelefon, email, faqe interneti).
- Data e letrës.
- Numri i regjistrimit të letrës.
- Referencë në datën dhe numrin e mesazhit në hyrje (nëse është një letër përgjigjeje, për shembull).
Në fund të letrës, dërguesi tregon informacionin e mëposhtëm:
- Pozicioni dhe mbiemri me inicialet e personit që nënshkruan letrën.
- Pozicioni dhe mbiemri me inicialet e përpiluesit (nëse nuk vë firmën).
- Lista e aplikacioneve (nëse disponohet).
Përveç ndjekjes së rregullave formale, letra luan një rol të rëndësishëm në dizajn (nëse letra dërgohet me postë të rregullt). Do të ndryshojë në varësi të llojit të mesazhit të biznesit. Për shembull, letra e bardhë e thjeshtë është e mirë për një letër të rregullt zyrtare. Për letrat e ftesës, urimeve, falënderimeve, është mirë të zgjidhni letër të trashë ose të stampuar. Letrat e shitjes duken mirë në letër me ngjyrë.
Klishe dhe fraza të vendosura
Rregullat formale të stilit të të shkruarit kërkojnë përdorimin e formulave të gatshme gjuhësore. Ndërtimet e mëposhtme mund të përdoren në situata të ndryshme:
Kur vërtetoni arsyet dhe motivet:
- Për shkak të mungesës së ndihmës financiare…
- Për shkak të situatës së vështirë ekonomike…
- Për të punuar së bashku…
- Sipas letrës suaj…
- Sipas protokollit…
- Në përgjigje të kërkesës suaj…
- Në konfirmim të marrëveshjes sonë…
- Për të rritur përgjegjshmërinë…
- Për kërkesën tuaj…
Kur shkruani një letër kërkese:
- Ju lutemi ndihmoni…
- Ju lutemi dërgoni në adresën tonë…
- Ju lutemi merrni pjesë…
- Ju lutemi ndërmerrni veprime…
- Ju lutemi vini re…
- Ju lutemi informohuni…
- Ju lutemi likuidoni borxhin…
Për hyrje në letra motivuese:
- Dërgimi i informacionit…
- Kthimi i materialeve referuese…
- Ne po dërgojmë kontratën e nënshkruar nga ana jonë…
- Dërgimi i literaturës referuese… etj.
Email-et e konfirmimit fillojnë kështu:
- Po konfirmohet…
- Falënderojmë me mirënjohje…
Kur hartoni një letër përgjigje (që nuk plotëson një kërkesë):
- Oferta juaj është refuzuar për arsyet e mëposhtme…
- Draft plani i përbashkët i veprimit që na është dërguar është studiuar. Ne e konsiderojmë të papranueshme për arsyet e mëposhtme…
- Ne e konsiderojmë kërkesën tuaj për punë të përbashkët…
Fjalët e fundit të tekstit të letrës mund të jenë si më poshtë:
- Ju lutemi të na dërgoni informacionin.
- Ju lutemi të mos e vononi përgjigjen tuaj.
- Më falni për vonesën në përgjigje.
- Shpresojmë që kërkesa jonë të plotësohet.
Kur hartoni letrat e ftesave:
- Mirëserdhe për të marrë pjesë…
- Ju lutemi dërgoni një përfaqësues…
Kur hartoni një letër garancie:
- pagesa e garantuar…
- Cilësi e garantuar produkti…
- Afatet e garantuara…
Këto boshllëqe do t'ju ndihmojnëbëje si duhet.
