Kontrolli i brendshëm dhe auditimi duhet të zënë vendin krenar në çdo kompani që ka burime të kufizuara dhe nuk dëshiron të falimentojë. Në pafundësinë e Rusisë, ky aspekt nuk e humbet rëndësinë e tij si në aspektin legjislativ, ashtu edhe në atë institucional dhe profesional. Pra, çfarë është një organizatë e auditimit të brendshëm?
Të merresh me terminologjinë
Le t'i kushtojmë vëmendje koncepteve bazë dhe para së gjithash do të analizojmë se çfarë është auditimi i brendshëm. Kjo frazë përdoret për të treguar aktivitetet e rregulluara nga dokumentet e brendshme të organizatës për të kontrolluar aspekte të ndryshme të punës së strukturës dhe njësive të menaxhimit, e cila kryhet nga përfaqësues të organit të autorizuar brenda kornizës së përcaktuar.
Konsumatori përfundimtar i informacionit mund të jetë një bord drejtorësh, një mbledhje e përgjithshme e aksionarëve ose anëtarëve të një kompanie, një organ ekzekutiv, e kështu me radhë.
Qëllimi i ndjekur është të ndihmojë lidhjen e menaxhimit për të kontrolluar në mënyrë efektive elementët e ndryshëm të sistemit. Detyra kryesore -të sigurojë informacion të besueshëm për çështje të ndryshme që janë me interes. Auditorët e brendshëm kryejnë funksione të përgjithshme:
- Vlerëso përshtatshmërinë e sistemeve të kontrollit. Kjo nënkupton kryerjen e kontrolleve të lidhjeve, ofrimin e propozimeve të arsyetuara dhe të arsyeshme që synojnë eliminimin e mangësive të identifikuara, si dhe përgatitjen e rekomandimeve për rritjen e efikasitetit të menaxhimit.
- Vlerësimi i performancës. Ai nënkupton paraqitjen e vlerësimeve të ekspertëve për aspekte të ndryshme të funksionimit të organizatave, si dhe dhënien e propozimeve të arsyetuara në drejtim të përmirësimit të tyre.
Diversiteti i specieve
Çfarë mund të jetë një sistem auditimi i brendshëm? Theksimi:
- Auditimi funksional i sistemit(eve) të menaxhimit. Ai kryhet për të vlerësuar produktivitetin dhe efikasitetin e çdo seksioni të aktivitetit ekonomik.
- Auditim ndërfunksional. Vlerëson cilësinë e kryerjes së detyrave të ndryshme, si dhe ndërlidhjen dhe ndërveprimin në vend.
- Auditimi organizativ dhe teknologjik i sistemeve të menaxhimit. Shfaqet në ushtrimin e kontrollit mbi lidhje të ndryshme. Gjithçka që lidhet me menaxhimin është me interes. Vëmendje e veçantë i kushtohet racionalitetit teknologjik dhe/ose organizativ.
- Auditimi i aktiviteteve. Ai përfshin kryerjen e një sondazhi objektiv dhe një analizë gjithëpërfshirëse të të gjitha fushave të punës dhe projekteve në vazhdim, në mënyrë që të identifikohen mundësitë për përmirësim. Përveç kësaj,mund të nisë verifikimi i elementeve që lidhin organizatën me mjedisin e jashtëm. Shembujt përfshijnë lidhjet profesionale, imazhin dhe të ngjashme. Këtu, auditorët përballen me çështjen e gjetjes së pikave të forta dhe të dobëta të punës së organizatës dhe vlerësimit të qëndrueshmërisë së pozicionit të saj në sistemet e nivelit më të lartë dhe perspektivave për zhvillim dhe rritje.
- Nëse një audit kryhet njëkohësisht në katër pikat e mëparshme, atëherë ai përcaktohet si një auditim gjithëpërfshirës i sistemit të menaxhimit të organizatës.
- Kontrollo për pajtueshmërinë me rregulloret. Në këtë rast konstatohet nëse respektohen ligjet, rregulloret dhe udhëzimet e organeve drejtuese të strukturës organizative.
- Kontrollo për përshtatshmërinë. Ai nënkupton ushtrimin e kontrollit mbi aktivitetet e zyrtarëve për sa i përket racionalitetit, arsyeshmërisë, përshtatshmërisë, dobisë, vlefshmërisë së vendimeve të tyre.
Aspekti teorik i ndërtimit të sistemit
Pra, ne kemi shqyrtuar pikat teorike. Por si formohet shërbimi i auditimit të brendshëm? Fillimisht, administrata zhvillon politikat dhe procedurat e ekzekutueshme të kompanisë. Por stafi nuk mund t'i kuptojë gjithmonë ato, ata shpesh thjesht i injorojnë ato, dhe menaxherët ndonjëherë nuk kanë kohë të mjaftueshme për të kontrolluar dhe zbuluar mangësitë në kohën e duhur. Pikërisht për këtë po krijohet shërbimi i auditimit të brendshëm. Detyra e tyre është të ndihmojnë menaxherët në çështjet e kontrollit, të ofrojnë mbrojtje kundër shpërdorimit të detyrës dhe gabimeve, të identifikojnë fushat e rrezikut dhe punën.mbi eliminimin e mungesave apo mangësive në të ardhmen. Përveç kësaj, ato mund të ndihmojnë në identifikimin dhe eliminimin e dobësive në sistemet e menaxhimit. E gjithë kjo duhet diskutuar me autoritetet më të larta, për të cilat mblidhen informacione.
Fazat e ndërtimit të një sistemi
Le të themi se duhet të sigurojmë një auditim të brendshëm cilësor dhe të plotë në ndërmarrje. Për ta bërë këtë, duhet të organizoni një proces me shumë faza, i cili përfshin hapat e mëposhtëm:
- Analizë kritike e ndjekur nga një krahasim i qëllimeve ekonomike të përcaktuara më parë të funksionimit të organizatës, strategjisë dhe taktikave të strukturës, kursit të veprimit të miratuar, mundësive.
- Zhvillimi dhe më pas dokumentimi i një koncepti të përmirësuar biznesi që pasqyron të gjitha nevojat dhe nevojat. Ai gjithashtu duhet të parashikojë një sërë masash që do të lejojnë zbatimin dhe zhvillimin e suksesshëm të tij në të ardhmen. Përveç kësaj, është e nevojshme t'i kushtohet vëmendje pikave më të rëndësishme. Për ta, mund të përgatiten dispozita të veçanta që prekin personelin, kontabilitetin, furnizimin, marketingun, inovacionin, prodhimin dhe teknologjinë, politikat financiare dhe investuese. Ato duhet të bazohen në një analizë të thellë të secilit element dhe të zgjedhin opsionet më të përshtatshme për organizatën.
- Analizë e efektivitetit të strukturës aktuale me rregullim të mëvonshëm. Po zhvillohet një dispozitë që prek strukturën organizative, në të cilën është e nevojshme të përshkruhen të gjitha lidhjet organizative, duke treguar ato administrative, funksionale dhe metodologjike.vartësia, fushat e veprimtarisë, funksionet e kryera, rregulloret e marrëdhënieve. Krijohet gjithashtu një skemë e rrjedhës së punës.
- Ngritja e një njësie të auditimit të brendshëm.
- Zhvillimi i procedurave standarde. Parashikon krijimin e udhëzimeve formale për kontrollin e transaksioneve specifike ekonomike dhe financiare. Ato janë të nevojshme për vlerësimin e nivelit të cilësisë (besueshmërisë) së informacionit, menaxhimit efektiv të burimeve dhe përmirësimit të marrëdhënieve ndërmjet specialistëve.
Pse është i nevojshëm kontrolli i brendshëm dhe auditimi?
Përshtatshmëria e një vendimi të tillë mund të shprehet në tezat e mëposhtme:
- Lejon organin ekzekutiv të sigurojë kontroll efektiv mbi divizionet individuale të organizatës.
- Kontrollet dhe analizat e synuara të kryera nga auditorët bëjnë të mundur identifikimin e rezervave të prodhimit dhe vendosjen e themeleve për rritjen e efikasitetit, si dhe fushat më premtuese të zhvillimit.
- Specialistët mbi supet e të cilëve ushtrimi i kontrollit shpesh kryejnë funksione këshillimore në lidhje me shërbimet e kontabilitetit dhe financiare dhe ekonomike, si dhe zyrtarë të organizatës kryesore, degëve dhe filialeve të saj.
Në raste të tilla, si rregull, përdoret një skemë e përgjithshme për të siguruar mbulim dhe efektivitet maksimal. Duket diçka si kjo:
- Gama specifike e çështjeve që duhen trajtuar nga departamenti i auditimit të brendshëm është identifikuar dhe përcaktuar qartë. Për ta, krijohet një sistem qëllimesh, përkatësepolitika e kompanisë.
- Përcaktohen funksionet kryesore të nevojshme për të arritur qëllimet.
- Kombinimi i të njëjtit lloj treguesish në grupe dhe krijimi mbi bazën e tyre njësi strukturore që specializohen në përpunimin, zbatimin dhe arritjen e tyre.
- Po zhvillohet një skemë marrëdhëniesh që përcakton detyrat, të drejtat dhe përgjegjësitë. Kjo duhet të përpunohet për çdo njësi strukturore, duke dokumentuar rezultatin në rregulloret dhe përshkrimet e punës.
- Lidhja e të gjithë elementëve të sistemit në një tërësi të vetme. Përcaktimi i statusit organizativ.
- Integrimi i departamentit të auditimit të brendshëm në pjesë të tjera të strukturës së menaxhimit të ndërmarrjes.
- Zhvillimi i standardeve të brendshme të punës.
Pas kësaj, mund të flasim për kryerjen e një auditimi të brendshëm.
Rreth parimeve dhe kërkesave
Çfarë duhet bërë për të pasur një sistem efikas? Për ta bërë këtë, është e nevojshme të sigurohet pajtueshmëria me pikat e mëposhtme:
- Parimi i përgjegjësisë. Ai thotë se kur ka një auditim të brendshëm, personi (grup njerëzish) që kryen auditimin duhet të mbajë përgjegjësi disiplinore, administrative dhe ekonomike për kryerjen e gabuar të detyrave të tyre.
- Parimi i ekuilibrit. E lidhur pazgjidhshmërisht me atë të mëparshmen. Ai thotë se auditorit nuk mund t'i jepen funksione kontrolli pa siguruar mjetet për t'i kryer ato. Gjithashtu, nuk duhet të lëshohet asgjë shtesë që nuk do të përdoret në aktivitetin e punës.
- Parimi i raportimit në kohë të devijimeve. Ai thotë se çdo informacion shtesë i zbuluar gjatë periudhës kur është duke u kryer auditimi i brendshëm duhet të transferohet në linkun e menaxhmentit sa më shpejt të jetë e mundur. Nëse kjo kërkesë nuk plotësohet dhe devijimet e padëshirueshme përkeqësohen, atëherë vetë kuptimi i kontrollit humbet.
- Parimi i korrespondencës ndërmjet sistemeve të menaxhuara dhe qeverisëse. Ai thotë se sistemi i kontrollit duhet të jetë mjaft fleksibël për të lejuar verifikimin efektiv dhe adekuat të të dhënave.
- Parimi i kompleksitetit. Ai thotë se kontrolli i brendshëm dhe auditimi i plotë duhet të mbulojnë objekte të llojeve të ndryshme.
- Parimi i ndarjes së detyrave. Ai parashikon ndarjen e funksioneve ndërmjet specialistëve në mënyrë të tillë që të minimizojnë abuzimin me pushtetin dhe të mos lejojnë individët të fshehin fakte problematike.
- Parimi i miratimit dhe lejes. Ai parashikon që duhet të sigurohet koordinimi formal i të gjitha operacioneve financiare dhe ekonomike në vazhdim nga zyrtarët përkatës brenda kompetencave të tyre.
Kërkesat themelore për sukses
Ne e kemi mbuluar mjaft mirë tashmë auditimin e brendshëm. Cilësitë e nevojshme për të rritur nivelin e efikasitetit janë:
- Pretendim për shkelje. Parashikon nevojën për të krijuar kushte specifike që e vendosin organizatën ose punonjësin e saj (grupin e tyre) në disavantazh dhe stimulojnë eliminimin e devijimeve.
- Shmangia e përqendrimit të tepërt të kontrolleve parësore te një person që mund të çojë në keqraportim dhe/ose abuzim.
- Kërkohet interesi i administratës. Duhet të sigurohet bashkëpunim i drejtë dhe i ndërsjellë i zyrtarëve të kontrollit dhe menaxhimit.
- Kërkesa për përshtatshmërinë (pranueshmërinë) e metodologjisë së kontrollit të brendshëm. Parashikon që qëllimet dhe objektivat duhet të jenë racionale dhe të përshtatshme, si dhe shpërndarja e funksioneve të kryera.
- Kërkesa për përmirësim dhe zhvillim të vazhdueshëm. Me kalimin e kohës, edhe metodat më të avancuara bëhen të vjetruara. Prandaj, sistemi duhet të jetë fleksibël dhe i përshtatur ndaj detyrave të reja, edhe me rregullime.
- Kërkesa prioritare. Kontrolli mbi operacionet e vogla nuk duhet të shpërqendrojë nga detyrat vërtet të rëndësishme.
- Përjashtimi i hapave të panevojshëm të kontrollit. Është e nevojshme të organizohen aktivitetet në mënyrë racionale, pa shpenzuar fonde dhe punë shtesë.
- Kërkesë për përgjegjësi të vetme. Kërkesa për veprim dhe vëzhgim duhet të jetë nga një qendër e vetme (individuale ose grupi specifik).
- Kërkesa e rregullores. Efektiviteti i sistemit të mbikëqyrjes së brendshme varet drejtpërdrejt nga ajo se çfarë dhe sa probleme ishin parashikuar nga dokumentacioni rregullator.
- Kërkesa për zëvendësim të mundshëm funksional. Nëse një ent i kontrollit të brendshëm është tërhequr përkohësisht nga procesi i rishikimit, kjo nuk duhet të ndikojë negativisht në procedura ose të ndërpresë aktivitetet.
Për efikasitetin dhe efektivitetin
Kur krahasojmë auditimin e jashtëm dhe të brendshëm, formohen dy kampe të rëndësishme, secila me vizionin e vet për atë që është më e përshtatshme. Ata i mbështesin pozicionet e tyre me argumente mjaft të rëndësishme. Kështu, një auditim i mirë i brendshëm mund të bazohet në njohjen e mekanizmave të brendshëm në organizatë dhe të identifikojë shumë pika potencialisht të rrezikshme ose premtuese, ndërkohë që përfshirja e specialistëve të jashtëm lejon minimizimin e simpatisë personale dhe garantimin e paanshmërisë së auditimit. Në përgjithësi, çdo organizatë, në varësi të rrethanave, merr një vendim të pavarur për shërbimet e kujt do të përdorë, por u takon menaxherëve të përmirësojnë rezultatin e punës së tyre.
Si të përmirësohet performanca e kontrollit të brendshëm?
Të gjithë duam më shumë me më pak burime. A është e mundur të merret në konsideratë procesi i auditimit të brendshëm dhe të rritet efektiviteti i tij? Mjaft. Çfarë duhet bërë për këtë? Mundësia më e thjeshtë është zhvillimi i normave etike dhe standardeve profesionale. Nëse ato janë adekuate, atëherë një nga respektimi i tyre do të mundësojë arritjen e një cilësie të lartë pune.
Përveç kësaj, menaxhmenti i lartë duhet të auditojë periodikisht sistemin e kontrollit të brendshëm. Çfarë duhet të bëjnë inspektorët? Cili është portreti i tyre ideal? Instituti i Audituesve të Brendshëm ka funksionuar në Shtetet e Bashkuara që nga viti 1941. Në Federatën Ruse, kjo strukturë sapo ka filluar të shfaqet, kështu që ne përdorim përvojën e kolegëve të huaj. Instituti i Audituesve të Brendshëmlëshoi një numër dokumentesh rekomandimi, në të cilat basti kryesor është:
- Pavarësia. Nënkuptohet kryerja e paanshme e detyrave të tyre dhe shprehja e gjykimeve objektive. Në të njëjtën kohë, nuk keni nevojë të mbështeteni në gjykimet e kolegëve.
- Objektivitet. Kjo pikë vjen drejtpërdrejt nga ajo e mëparshme. Objektiviteti kërkon që puna të bëhet me aftësi dhe integritet. Gjatë përpilimit të një raporti, specialisti duhet të ndajë qartë faktin nga spekulimi.
- Besnikëri. Kjo nënkupton që auditorët e brendshëm nuk duhet të përfshihen me vetëdije në aktivitete të papërshtatshme ose të paligjshme që mund të shkaktojnë diskreditim të rezultateve.
- Përgjegjësi. Supozohet se specialisti duhet ta kryejë punën vetëm brenda aftësive dhe kompetencës së tij profesionale. Ai gjithashtu duhet të mbahet përgjegjës për veprimet e tij.
- Privatësia. Duhet pasur kujdes në përdorimin e informacionit të marrë gjatë detyrës.
Shembulli përfundimtar
Ky është fundi i artikullit. Ne kemi parë tashmë se çfarë janë auditimet e brendshme. Një shembull do të konsolidojë njohuritë e marra. Le të themi se kemi një strukturë tregtare. Papritur fillon të regjistrohet një rënie e të ardhurave, megjithëse ngarkesa dhe qarkullimi nuk kanë ndryshuar. Për të zbuluar arsyen, fillon një auditim i brendshëm financiar. Fillimisht ka një njohje me dokumentacionin që përshkruan lëvizjen e fondeve,operacionet dhe të ngjashme. Po studiohet korrektësia e dizajnit dhe mungesa e shenjave të falsifikimit. Nëse në këtë rast nuk mund të konstatohej asgjë e dyshimtë, atëherë auditimi i brendshëm financiar kalon në fazën e rakordimit të situatës reale dhe situatës së shfaqur në dokumentacion. Si shembull, ai kontrollon në magazinë nëse materialet e treguara, boshllëqet, pjesët e pajisjeve ekzistojnë vërtet. Vëmendje i kushtohet edhe materialeve harxhuese. Pra, nëse një makinë udhëton 100 kilometra në ditë dhe në të njëjtën kohë arrin të shpenzojë 50 litra benzinë, kjo duhet të jetë e dyshimtë. Është e nevojshme të studiohen me kujdes të gjitha aspektet e mundshme të shfaqjes së mungesave, mbeturinave dhe vjedhjeve. Pas përfundimit të një auditimi të brendshëm, dokumentacioni duhet t'i dorëzohet menjëherë menaxhmentit të lartë për të parandaluar përkeqësimin e çështjeve të identifikuara dhe për të lehtësuar miratimin e veprimeve korrigjuese adekuate të menjëhershme.
