Optimizimi i procesit: metoda dhe qëllime

2024 Autor: Angel Austin | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 05:41

Çdo proces, çdo ndërmarrje dhe çdo organizatë kapërcen faza të ndryshme në rrjedhën e punës, rezultati përfundimtar i të cilave, në një mënyrë apo tjetër, është arritja e qëllimit kryesor. Në dëshirën e tyre për të arritur prioritetet e tyre kryesore, të cilat fillimisht ishin prerogativë e të gjithë kompleksit (prodhimi, tregtia, arsimi, logjistika, etj.), Menaxherët kërkojnë opsionet më premtuese dhe prioritare për zbatimin e detyrave të tyre. Sistemi ekzistues i menaxhimit herët a vonë humbet nivelin e tij të kualifikimit në sfondin e zhvillimeve të reja, zbatimeve të reja, ndryshimeve inovative në zhvillimin e një industrie të veçantë. Kjo është arsyeja pse drejtuesit e ndërmarrjeve dhe organizatave janë të vetëdijshëm për rëndësinë dhe rëndësinë e nevojës për të vazhduar me kohën dhe për të vazhduar me specifikat e procesit të zhvillimit vazhdimisht transformues dhe përmirësimi të një segmenti të caktuar.aktivitetet. Pavarësisht nëse bëhet fjalë për tregti, prodhim, industri, arsim, logjistikë - në çdo rast, herët a vonë, është e nevojshme t'i drejtohemi optimizimit organizativ ose teknologjik të proceseve të menaxhimit në një ndërmarrje të caktuar.

Koncept

Optimizimi i çdo procesi është një grup metodash dhe mënyrash efektive për të përmirësuar rrjedhën e këtij procesi në mënyrë që të arrihet një rezultat më i shpejtë, më optimal dhe më i mirë. Domethënë, optimizimi është një koncept që nënkupton një rritje të efikasitetit, një sinonim për fjalën "përmirësim". Për ta bërë më të qartë kuptimin e këtij përkufizimi, është e nevojshme të gjurmohen tiparet e optimizimit në një shembull specifik.

Le të themi se punonjësit e departamentit të fabrikës së veshjeve punojnë së bashku në vendin e tyre, duke shkuar në turne gjashtë ditë në javë dhe duke punuar nëntë orë. Produktiviteti i punës së tyre ulet ndjeshëm në orët e vona të pasdites dhe performanca e tyre bëhet më pak produktive në fund të javës, kur aftësitë fizike të punëtorëve thahen. Prandaj, vëllimi i punës së bërë prej tyre zvogëlohet, cilësia e performancës së saj përkeqësohet, si rezultat i së cilës kërkesa për produkte të prodhuara bie, dhe pas saj, niveli i përgjithshëm i të ardhurave të fabrikës së veshjeve. Një menaxher që mendon racionalisht, i cili mbikëqyr drejtpërdrejt këta punonjës, pasi ka vërejtur një tendencë kaq negative, duhet të marrë menjëherë masa për të optimizuar procesin e prodhimit. Për ta bërë këtë, ai duhet të hartojë një plan për të përmirësuar efikasitetin e punës në këtë vend prodhimi dhe të jetë i sigurt që të marrë parasysh të gjitha nuancat që shoqërojnë procesin. për tëpër shembull, është e nevojshme të llogaritet se cilat do të jenë kostot e ndërmarrjes nëse merret një person i tretë për të ndihmuar punëtorët ose nëse vajzave u ofrohet të punojnë me turne me një rritje të orëve të ditës dhe një ulje të numrit të daljet në muaj. Pra, duke vendosur një person të tretë në ndihmës rrobaqepëse, do të jetë e mundur të arrihet një rritje në shpejtësinë dhe vëllimin e punës së kryer me një të tretën. Dhe nëse kurseni në pagat e një punonjësi të tretë dhe nxirrni dy vajza me turne çdo ditë tjetër, gjatë fundjavës ato do të kenë mundësinë të fitojnë forcë dhe të punojnë shumë më shpejt dhe më shpejt në ditët e punës.

Dhe kështu është në çdo segment të industrisë - problemet e shfaqura në procesin e funksionimit të çdo ndërmarrje kërkojnë eliminimin e tyre të detyrueshëm duke hartuar një plan veprimi specifik që synon optimizimin e rrjedhës së punës në tërësi.

Qëllimet dhe objektivat

Ashtu si çdo procedurë e aplikuar nga menaxhmenti i një ndërmarrje ose organizate në rrjedhën e aktiviteteve të tyre të drejtpërdrejta (qoftë ai një institucion buxhetor arsimor, një kompani tregtare tregtare ose një kompleks industrial), një program për të rritur kapacitetin prodhues është domosdoshmërisht synon arritjen e qëllimeve dhe objektivave specifike. Optimizimi i proceseve në një ndërmarrje të çdo fushe sektoriale të veprimtarisë karakterizohet nga pikat kryesore kryesore:

rritja e produktivitetit të kompanisë;
përmirësimi i cilësisë së shërbimit për klientët dhe vizitorët potencial;
përmirësimi i konkurrencës në tregshërbimet e ofruara;
modernizimi i proceseve themelore të ciklit të prodhimit;
rritja e rentabilitetit të firmës;
vlerësimi i raportit të punës ekzistuese dhe burimeve fizike me koston e mirëmbajtjes së tyre;
zgjerim biznesi (nëse është e nevojshme).

Natyrisht, qëllimi kryesor dhe i detyrueshëm i çdo kompanie që operon mbi baza tregtare do të jetë fitimi. Prandaj, detyrat dhe objektivat e optimizimit të proceseve të menaxhimit të aktiviteteve të biznesit tregtar do të synojnë ekskluzivisht rritjen e efikasitetit të kapaciteteve prodhuese dhe rritjen e shitjeve.

Kur bëhet fjalë për strukturën buxhetore, këtu theksi vihet në përmirësimin e cilësisë së punës së punonjësve brenda vetë organizatës. Për shembull, optimizimi i procesit arsimor ose optimizimi i kompleksit arsimor (parashkollor, shkollë, universitet) në tërësi duhet të synojë përmirësimin e metodave të mësimdhënies, tërheqjen e vetëm specialistëve dhe mësuesve të kualifikuar, ndryshimin e strukturës së kurrikulës së specifikat e mësimdhënies për të maksimizuar kthimin e studentëve. Këtu çështja është që procesi mësimor të bëhet më i lehtë, më i thjeshtë, më i qartë për studentët, por në të njëjtën kohë, faktori i efikasitetit duhet të mbetet në të njëjtin nivel apo edhe të rritet.

Minimizimi i kostos, optimizimi i të ardhurave

Metodat

Vetëkuptohet që për të arritur qëllimet dhe objektivat e vendosura, fillimisht është e nevojshme të zhvillohen një sërë aktivitetesh përkatëse qëdo të kontribuojë drejtpërdrejt në marrjen e rezultatit të dëshiruar në fund. Për këtë, po zhvillohen metoda të përshtatshme për optimizimin e proceseve në nivele të ndryshme. Me fjalë të tjera, për të arritur atë që dëshironi, duhet të mendoni për mënyrat se si mund të arrihet kjo dëshirë.

Natyrisht, në varësi të drejtimit të veprimtarisë së një ndërmarrje ose organizate të caktuar, metodat e optimizimit të proceseve të punës në secilën kompani të veçantë ndryshojnë. Por në përgjithësi, mënyra të ndryshme për të përmirësuar efikasitetin në funksionimin e kompanive të strukturave të ndryshme të industrisë synohen ende në të njëjtat fusha prioritare në zhvillim.

Metoda e përjashtimit - parashikon eliminimin e atyre faktorëve të jashtëm dhe të brendshëm të riprodhimit që veprojnë si pengesa dhe pengesa dhe pengojnë kompaninë të rrisë rentabilitetin e saj.
Metoda e thjeshtimit - përfshin uljen e nivelit të kompleksitetit në strukturën e procesit të prodhimit (shitjes, arsimit, logjistikës) duke shpërndarë sasinë kryesore të punës në segmente dhe seksione të veçanta.
Metodë e standardizimit - karakterizohet nga prezantimi i programeve të reja, teknologjive inovative, teknikave thelbësisht të ndryshme, produkteve, komponentëve dhe fazave në promovimin e rrjedhës së punës.
Metoda e reduktimit është për shkak të nevojës për të reduktuar prodhimin, burimet, fuqinë punëtore, shpenzimet e kursimit, financiare.
Metoda e përshpejtimit - parashikon nevojën për të zvogëluar humbjet e kohës, si dhe futjen e një paraleleinxhinieri, simulimi, dizajnimi i shpejtë i mostrës dhe automatizimi i rrjedhës së punës.
Metoda e ndryshimit - fushat më të dështuara që ngadalësojnë procesin e prodhimit duhet të zëvendësohen me ato thelbësisht të reja, efektive dhe efikase. Materialet me cilësi të dobët duhet të zëvendësohen me një produkt të mirë, një teknikë joefektive duhet të zëvendësohet nga një aparat efektiv operacional, etj.
Metoda e ndërveprimit - e gjithë puna në ndërmarrje duhet të kryhet në një ekip të mirëkoordinuar të bashkuar nga një qëllim dhe ide e vetme. Ndërveprimi i punonjësve në nivele të ndryshme të vartësisë hierarkike dhe puna e përbashkët produktive do të ndihmojë në realizimin e qëllimeve dhe objektivave që i vendosen stafit në tërësi.

Për të kuptuar se si mund të arrini optimizimin e sistemeve dhe proceseve në fushat më prioritare të aktivitetit, është e nevojshme të ndalemi në secilën prej tyre më në detaje.

Në kontroll

Vendimmarrja është komponenti më i rëndësishëm i kompleksit të menaxhimit në çdo ndërmarrje, qoftë ajo prodhuese, tregtare apo buxhetore. Çdo optimizim i proceseve në organizatë përfshin disi përfshirjen e faktorit njerëzor. Si do të ndërtohet procesi i punës dhe si do të ndërveprojnë burimet njerëzore në këtë proces, përcakton produktivitetin e kompanisë në tërësi. Menaxhimi i projektuar mirë dhe aftësia për të zbatuar metoda efektive të funksionimit në procesin e menaxhimit në tërësi jo vetëm që do të optimizojëstrukturën e marrëdhënieve ndërmjet punonjësve, por edhe për të rritur rentabilitetin e ndërmarrjes në tërësi.

Pra, cilat metoda mund të përdoren për të arritur produktivitetin e menaxhimit si mjeti kryesor për menaxhimin e një ndërmarrje?

Sigurimi i menaxhueshmërisë së lehtë - sa më e thjeshtë të formohet struktura e ndërveprimit dhe nënshtrimi hierarkik i disa punonjësve ndaj të tjerëve, aq më shpejt dhe më frytdhënës do të zhvillohen të gjitha proceset në tërësi.
Pranimi i propozimeve të reja për të rritur treguesit e cilësisë së produkteve të prodhuara në një sistem menaxhues ekzistues.
Ndihmë në reduktimin e një treguesi të tillë si varësia e ndërmarrjes nga komponenti njerëzor - që do të thotë kalimi në sistemet e automatizuara të punës.
Vendosja e detyrueshme e kontrollit mbi rezultatet e ndërmarrjes, si dhe një analizë e mëvonshme e përfitimit të saj, bazuar në vlerësimin e faktorëve të veçantë.
Minimizimi i kostove dhe shpenzimeve në ato segmente ku është më racionale.
Ndarje e planifikuar dhe logjike e përgjegjësive dhe kompetencave përkatëse ndërmjet departamenteve funksionale të kompanisë.
Kryerja e një kontrolli total për përsëritjen e të njëjtave detyra të kryera nga departamente të ndryshme për të shmangur shpërndarjen joracionale të kohës së punës dhe përgjegjësive funksionale.

Cili është qëllimi kryesor i optimizimit të proceseve të menaxhimit? Fakti që një plan veprimi për futjen e metodave prodhuese dheeliminimi i aktiviteteve joefikase ju lejon të zvogëloni kostot e kompanisë në tërësi, pa paragjykuar interesat e punonjësve.

Në prodhim

Rregulli themelor i një sipërmarrjeje fitimprurëse dhe prodhimit efikas është rritja e diferencës midis kostos së prodhimit të një produkti dhe çmimit të shitjes së tij. Kjo do të thotë, nëse flasim në mënyrë specifike për një ndërmarrje prodhuese, atëherë e gjithë pika e punës këtu është të sigurohet që çmimi i produktit përfundimtar të justifikojë kostot që lidhen me prodhimin e tij. Dhe sa më i madh të jetë diferenca midis kostos dhe kostos, aq më fitimprurës dhe produktiv konsiderohet prodhimi (natyrisht, në rastin kur çmimi i një njësie të produktit të përfunduar është më i lartë se kostot e nevojshme për prodhimin e tij).

Si është e mundur të optimizohen proceset e prodhimit? Cilat metoda përdoren për të rritur efektivitetin e tij?

Ristrukturimi i sistemit të kontabilitetit të kostos është një komponent themelor dhe kryesor i procesit të optimizimit. Vetëm një qasje kompetente dhe korrekte ndaj rikualifikimit dhe rishpërndarjes së kostove mund ta sjellë prodhimin në një nivel të ri.
Llogaritja dhe analiza e kostos aktuale të prodhimit - po flasim për llogaritjen e kostos së lëndëve të para, pagat e punonjësve të ndërmarrjes, pagesën e shërbimeve komunale, amortizimin e pajisjeve, etj.
Transformimi i ciklit të prodhimit - identifikimi i momenteve kritike në ciklin e prodhimit dhe eliminimi i faktorëve që pengojnë procesin.
Modernizimipajisjet - zëvendësimi i pajisjeve të vjetra të punës plotësisht të amortizuara me pajisje të reja teknike do të bëjë të mundur rritjen disa herë të efikasitetit në prodhim.
Rritja e kapacitetit prodhues - zgjerimi i prodhimit shërben si bazë për rritjen e rentabilitetit të ndërmarrjes bazuar në përvetësimin e mundësive të reja.
Automatizimi i rrjedhës së punës - Duke ulur koston e pagimit të pagave për stafin shtesë të punësuar, menaxhmenti i një fabrike prodhuese ka mundësinë të kursejë një shumë të konsiderueshme parash.
Identifikimi i listës optimale të lëndëve të para të blera - një analizë e stoqeve me të vërtetë të nevojshme, të cilat fitohen nga ndërmarrja për prodhimin e produktit të përfunduar, ndihmon në identifikimin e zonave ekskluzivisht prioritare (grumet më të shitura) dhe fokusohu tek ata.
Minimizimi i mbetjeve - për të optimizuar kostot, është e nevojshme të përdoren materiale të riciklueshme, të përdoren ambiente riciklimi, të mos hidhen mbeturinat që janë mjaft të përshtatshme për riciklim dhe ripërdorim.
Ndërtimi i nënstacionit të tyre elektrik - ndërmarrjet e mëdha shpenzojnë shuma të mëdha parash për furnizimin me energji të punishteve. Ndërtimi i termocentralit tonë të shpërndarjes do të bëjë të mundur uljen e këtyre kostove në minimum. Megjithatë, duhet theksuar se mundësi të tilla janë të natyrshme vetëm për prodhuesit e mëdhenj.

Në tregti

Ndërmarrjet tregtare, si dhe ndërmarrjet prodhuese, përpiqen të rrisinefikasitet për të tërhequr investime të mëdha dhe për të rritur fitimin neto nga shitjet. Optimizimi i biznesit tregtar manifestohet kryesisht në hapat metodologjikë të mëposhtëm:

organizimi korrekt i planifikimit;
parashikimi dhe hulumtimi i tregut;
zënë vendin e duhur në tregun e mallrave dhe shërbimeve;
identifikimi i nevojave të një blerësi të mundshëm;
zëvendësimi i furnitorëve jofitimprurës me ata me prioritet më të lartë;
bleni ekskluzivisht mallra kthimi;
stimulim shtesë i kërkesës (reklamim);
zgjerim i gamës së produkteve (jashtëzakonisht racional);
çmimi i saktë;
përmirësimi i marketingut dhe shitjeve të produkteve.

Ndërmarrja tregtare, si asnjë tjetër, synon kryesisht të fitojë para dhe të fitojë. Prandaj, optimizimi i proceseve të shitjes synon drejtpërdrejt rritjen e përfitimit të një kompanie tregtare.

Në Pedagogji

Institucionet arsimore parashkollore dhe kopshtet, duke qenë institucione buxhetore, vuajnë nga metodat konservatore të zhvillimit të procesit arsimor jo më pak fort se strukturat joshtetërore. Këtu mësuesit duhet të punojnë jo me produktet materiale të prodhimit përfundimtar, por me njohuritë, aftësitë dhe aftësitë që ata mund dhe duhet të vendosin në mendjen e brezit të ri. Niveli i njohurive që ofron sot sistemi aktual arsimor pedagogjik është i rregulluar natyrshëmGOST-të ekzistuese dhe rregullat e përcaktuara. Por sa efektiv është mësimi i sotëm? Dhe nga çfarë varet rritja e efikasitetit të procesit pedagogjik?

Optimizimi i aktiviteteve edukative shpesh synohet në:

aktivizimi i kanaleve të perceptimit - pranimi nga fëmijët i informacionit specifik dhe asimilimi aktiv i tij;
zhvillimi i një sërë masash për të tërhequr vëmendjen më të madhe të fëmijëve ndaj procesit arsimor dhe mësimit të aftësive të reja;
prezantimi i metodave më të fundit të edukimit që rrisin përfshirjen e fëmijëve në procesin arsimor;
përdorimi i shembujve vizualë për të konsoliduar shpejt informacionin e marrë dhe aftësinë për të menduar në mënyrë asociative;
përdorimi i testimit operacional;
fëmijët që marrin pjesë në përgatitjen e drejtpërdrejtë të disa aspekteve të mësimit;
menaxhimi efikas i kohës.

Ndër të tjera, optimizimi i punës së edukatoreve në kopshte arrihet duke përmirësuar vazhdimisht kualifikimet e tyre, duke plotësuar njohuritë e tyre me idetë më të fundit dhe specifikat e mësimdhënies në institucionet parashkollore. Vetëm një mësues kompetent dhe i kualifikuar mund të vendosë informacionin në zhvillimin e fëmijëve në mënyrë korrekte, të kuptueshme dhe të saktë. Dhe ky, nga ana tjetër, është qëllimi kryesor i çdo kopshti.

Në arsim

Jo më pak të larta janë kërkesat për optimizimin e proceseve arsimore të arsimit shkollor dhe passhkollor. Mësuesit e shkollave të arsimit të përgjithshëm dhe profesorët universitarë kanë nevojë për riçertifikim edhe më të shpeshtë se mësuesit e institucioneve parashkollore. Çfarëa janë aspektet themelore të optimizimit të aktiviteteve të mësuesve dhe pedagogëve në klasë?

Punoni për të siguruar perceptimin e duhur parësor të materialit arsimor - në mënyrë që studentët (nxënësit) të interesohen për materialin e paraqitur nga mësuesi, ky i fundit duhet të punojë shumë dhe të mendojë se si të përmirësojë prezantimin e një temë e re. Në fund të fundit, është shkalla e përfshirjes së studentëve në procesin e punës që përcakton se si ai do ta mësojë materialin në të ardhmen.
Asimilimi i njohurive të fituara - aftësia e thjeshtë për të përcjellë temën e mësimit te auditori i leksionit nuk mjafton që njohuritë të zënë rrënjë në mendjet e studentëve. Prandaj, mësuesi (mësuesi) është i detyruar që ushtrimet e tij praktike t'i ndërtojë me demonstrimin e detyrueshëm të shembujve të lehtë, të thjeshtë dhe të kuptueshëm. Kjo rrit shumë aftësinë e studentëve për të kujtuar informacionin e ri të marrë.
Zbatimi i aftësive të fituara - kryerja e të gjitha llojeve të eksperimenteve në seminare ose detyrat e shtëpisë në formën e aplikimit krijues të njohurive të marra konsiderohet një teknikë efektive në optimizimin e fazës fiksuese në zotërimin e temës.

Qëllimi kryesor i optimizimit të procesit arsimor është prezantimi cilësor i materialit nga mësuesi dhe përdorimi optimal i aftësive të tij për të rritur efikasitetin e asimilimit të informacionit të ri nga nxënësit.

Në logjistikë

Qendrat e mëdha logjistike të përfshira në transport, transport mallrash dhe komunikim me kontraktorët kërkojnë gjithashtu masa të detyrueshme për të optimizuar proceset logjistike. Çfarë bën ajodrejtuar?

Planifikimi i operacioneve bazuar në raportin e kohës dhe treguesve financiarë, duke u fokusuar në moton "koha është para".
Përdorimi aktiv i teknologjive më të fundit të informacionit - përdorimi i laptopëve kompakt dhe pajisjeve të tjera për të komunikuar me transportuesit, transportuesit e mallrave, klientët.
Llogaritja sistematike e burimeve financiare dhe të punës për transportin e mallrave nga pika A në pikën B, bazuar në një vlerësim të përfitimit dhe përfitimit të një transporti të tillë.
Minimizimi i rreziqeve gjatë transportit të ngarkesave, ndërtimi i një sistemi zhvlerësimi në rast dëmtimi të ngarkesës për faj të transportuesit ose dërguesit.
Minimizimi i rrezikut të dëmtimit të ngarkesës për shkak të kushteve të temperaturës ose kohës (blerja e frigoriferëve, respektimi i rregullave për ruajtjen e ngarkesave në formën e mallrave që prishen).

Në organizatë

Optimizimi i proceseve teknologjike është shumë i lidhur me punën e organizuar siç duhet në ndërmarrje në tërësi. Efektiviteti i funksionimit të tij varet nga mënyra se si është ndërtuar struktura organizative e kompanisë. Dhe nisur nga fakti se struktura e kompanisë bazohet tërësisht në punonjësit dhe detyrat që ata kryejnë, detyra më e rëndësishme organizative e çdo kompanie është optimizimi i personelit. Këto përfshijnë:

ulja e kostos së punëdhënësit për të siguruar aktivitetin e punës;
rritja e kualifikimeve aktuale të punonjësve;
automatizimi i punës - zëvendësimi i punës fizike me makinë;
duke hequr qafe punonjësit joefikas - zvogëlimi;
përmirësim i sistemit të menaxhimit të personelit.

Këtu është vetëm një listë e shkurtër e atyre pikave që janë thelbësore në riorganizimin e menaxhimit të personelit. Por ato pasqyrojnë aspektet kryesore që kontribuojnë në arritjen e qëllimit kryesor të optimizimit të proceseve të organizatës në ndërmarrje - minimizimin e kostove.