Është shumë e lehtë të ngatërrohesh në ciklin e ngjarjeve të jetës. Fëmijët mësohen të shpërndajnë kohën e tyre në mënyrë korrekte nga të rriturit, të cilët shpesh shtyjnë gjithçka për më vonë. Si rregull, kjo "më vonë" nuk vjen kurrë. Të gjitha rastet e planifikuara shtyhen pa probleme nga të tjerët dhe në fund kthehen në një grumbull të vazhdueshëm detyrash të pazgjidhura.
Problemi më së shpeshti nuk qëndron në numrin e rasteve, por në një orar të hartuar në mënyrë irracionale. Njerëzit nuk i kushtojnë vëmendjen e duhur planifikimit të aktiviteteve të tyre. Por, pasi keni shpenzuar mjaft kohë personale për të mësuar bazat e menaxhimit të kohës, mund të kurseni ndjeshëm kohë në të ardhmen. Atëherë në jetë do të ketë një vend jo vetëm për problemet e përjetshme, por edhe për veten dhe familjen tuaj. Një nga teknikat më të thjeshta dhe më efektive të planifikimit është parimi Eisenhower.
Cili është thelbi i teknikës?
Parimi i matricës Eisenhower është shpërndarja kompetente e detyrave në varësi të shkallës së rëndësisë së tyre. Ndihmon për të zbërthyer të gjithë listën e detyrave në të rëndësishme dhe jo të rëndësishme, urgjente dhe jo shumë të rëndësishme. Duke përdorur matricën, mund të përcaktoni periudhën kohore që do të nevojitet për të zgjidhur problemin,në fund të fundit, diçka kërkon më shumë vëmendje dhe disa gjëra nuk vlejnë pesë minuta të shpenzuara për to.
Për të arritur sukses, duhet të ndiqni një algoritëm të caktuar. Rendi i veprimeve të nevojshme varet nga prioriteti i detyrave. Si rregull, faktorë të ndryshëm ndërhyjnë në përqendrimin në një qëllim: problemet personale, njerëzit rreth jush, zakonet, etj. Metoda Eisenhower mund të ndihmojë të heqësh qafe dobësitë dhe të fokusohesh vetëm në veprime të dobishme.
Si lindi ky parim, kush e formoi atë?
Presidenti i tridhjetë e katërt i Shteteve të Bashkuara të Amerikës, Dwight David Eisenhower, vërtetoi parimin e përshkruar të menaxhimit të kohës. Politikani nuk mund të linte asnjë detyrë të vetme të pazgjidhur, ndaj u përpoq ta bënte orarin e tij sa më racional dhe të optimizuar. Si rezultat, Eisenhower i transformoi të gjitha detyrat në një matricë.
Sot, punonjësit e zyrës, menaxherët dhe drejtuesit e lartë përdorin metodën e presidentit. Kjo sugjeron që kjo mënyrë e prioriteteve është vërtet efektive dhe e rëndësishme.
Çfarë është Matrica e Dwight Eisenhower?
Sheshi i Eisenhower (ose parimet e planifikimit të kohës) bazohet në ndërtimin e një matrice. Bazat e matricës janë boshti i rëndësisë (abshisa) dhe boshti i urgjencës (ordinata). Kryqëzimi i tyre i ndërsjellë jep katër katrorë, secili prej të cilëve është i mbushur me detyra, sipas shpërndarjes së tyre.
Pra, si fillim, duhet të vendosni se çfarë është e rëndësishme dhe çfarë është urgjente. Gjërat e rëndësishme kanë ndikimin më të madh në arritjerezultat, dhe detyrat urgjente kërkojnë ekzekutim të menjëhershëm. Në përgjithësi, formohet një tablo që jep një pasqyrë të plotë të gjendjes së punëve.
Matrica do t'ju lejojë të vendosni prioritetet e duhura - çfarë mund të presë dhe çfarë nuk do të vonohet.
Çfarë është në katrorin A?
Katrori i parë, i vendosur në këndin e sipërm majtas, quhet katrori A. Në këtë qelizë shkruhen detyrat më të rëndësishme dhe urgjente. Idealisht, ky shesh duhet të jetë bosh, pasi një kohë e shpërndarë në mënyrë racionale ju lejon të shmangni praninë e rasteve të këtij lloji në parim.
Çështjet kryesore përfshijnë:
- probleme shëndetësore që zakonisht ndodhin në momentet më të papërshtatshme;
- çfarë mund të ketë një ndikim negativ në performancë;
- gjëra që, nëse nuk bëhen, mund të çojnë në probleme të reja.
Vetëkontrolli i një personi është përgjegjës për plotësinë e këtij sheshi. Në fund të fundit, nëse çdo ditë shfaqen raste të reja në qelizën A, parimi Eisenhower nuk do të ndihmojë. Këtu duhet t'i drejtoheni në parim menaxhimit të kohës, por fillimisht duhet të merreni me të gjitha rastet që do të mbushin katrorin A në të ardhmen e afërt.
Pavarësisht prioritetit më të lartë të këtij sheshi, është e mundur që zgjidhja e problemeve që mbushin qelinë t'ia kalojë dikujt tjetër. Por kjo është vetëm nëse kjo është e mundur dhe gjërat nuk kërkojnë domosdoshmërisht pjesëmarrje personale.
Çfarë detyrash do të thotë katroriNë?
Kjo pjesë e matricës është e mbushur me aktivitete të përditshme. Si rregull, gjithçka që meriton vëmendjen më të madhe përfshihet këtu. Këto janë çështje të rëndësishme, por jo urgjente, shumica e të cilave lidhen me veprimtarinë kryesore të një personi. Urgjenca e ulët e detyrave do t'ju lejojë të mos merrni vendime të papritura dhe një qasje konstruktive dhe e arsyeshme do të bëjë të mundur kryerjen e të gjitha detyrave në mënyrë më efikase.
Njerëzit që zgjidhin kryesisht problemet e kuadrantit B janë më produktivë. Me rezultate të mira pune, njerëz të tillë kanë kohë të mjaftueshme për jetën e tyre personale, ata nuk përjetojnë stres të vazhdueshëm. Ky shesh përbëhet nga detyra që kanë pak rëndësi dhe ndoshta deri diku të përditshme, por pikërisht prej tyre përbëhet kryesisht veprimtaria njerëzore.
Detyrat nga sektori B kanë një ndikim të fortë si në gjendjen morale ashtu edhe në atë materiale. Këto janë sportet, dieta, gjumi, studimi dhe aktivitetet e punës - ato gjëra pa të cilat nuk mund të bësh, por ato zakonisht i kushtojnë më pak vëmendje, duke lënë shumë të shkojnë vetë.
Cilat janë rastet në katrorin C?
Sheshi C përfshin ato gjëra që nuk ju afrojnë me qëllimin tuaj të dashur, por, përkundrazi, ngadalësojnë ngjarjet, shtyjnë zbatimin e detyrave vërtet të rëndësishme. Më shpesh ata kërkojnë një investim urgjent të kohës, por ata shpërqendrojnë dhe çojnë në rrugë të gabuar. Këtu është e rëndësishme të mbani mend gjithmonë rezultatet e aktiviteteve dhe qëllimeve tuaja dhe të mos kaloni në atë dytësore.
Në këtë sektor, ju mund të përfshini me siguri punët e shtëpisë dhe premtimet që i bëhen dikujt. Në përgjithësi, kjo nuk është aq shumëe rëndësishme sa urgjente.
Çfarë është në katrorin D?
Për njerëzit që nuk dinë të planifikojnë siç duhet kohën e tyre, gjërat nga ky shesh marrin më shumë kohë. Këto detyra mund të quhen më tepër jo probleme, por shqetësime të këndshme, të cilat, për më tepër, nuk sjellin absolutisht ndonjë përfitim racional. Ndikimi i katrorit D duhet të eliminohet, nëse nuk eliminohet, të paktën të zvogëlohet.
Mos e zëvendësoni pushimin me monitorimin pa qëllim të rrjeteve sociale, shikimin e serialeve apo serialeve televizive, muhabete boshe në telefon. Koha e lirë mund të shpenzohet gjithashtu për të mirën e vetes dhe të tjerëve: familjes, të dashurve dhe miqve.
Ku përdoret parimi i Dwight Eisenhower?
Metoda e përshkruar e shpërndarjes së detyrave përdoret jo vetëm për të racionalizuar kohën. Analiza e përshpejtuar sipas parimit Eisenhower përdoret, për shembull, për të përcaktuar funksionet e nevojshme të objekteve të shitjes me pakicë. Përmirësimi i produktit në të gjitha fazat e ciklit jetësor quhet analiza e kostos funksionale (FSA). Ky parim kombinon metodat ekonomike dhe teknike për të përcaktuar raportin e vetive të produktit me koston e tij. Kjo e fundit duhet të jetë logjike dhe të shpërblejë.
Cili është parimi Eisenhower në FSA, i studiuar nga shumë ekspertë nga vendet me ekonomi tregu: Francë, Gjermani, Britani e Madhe, SHBA. Si rezultat, u konstatua se për të përcaktuar gamën e funksioneve përkatëse të objektit,është e rëndësishme të vëzhgohen përmasat ndërmjet domosdoshmërisë dhe kostos së tyre. Parimi i Eisenhower në FSA është të analizojë produktin dhe të shpërndajë vetitë e tij në tre kategori:
- Kategoria A. Funksionet kryesore ose themelore: qëllimi i drejtpërdrejtë i mallrave, sigurimi i të cilave kërkon më shumë fonde.
- Kategoria B. Veçoritë dytësore të produktit që lidhen me atë kryesor. Prania e shtesave të tilla është e mirëseardhur, por mungesa nuk ndikon shumë në shitje.
- Kategoria C. Karakteristika shtesë, mungesa e të cilave nuk do të ndikojë në asnjë mënyrë në cilësinë e produktit. Duke shmangur shpenzimet për shtesat që janë krejtësisht të panevojshme, mund të kurseni shumë.
Praktikimi i Parimit Eisenhower
Nuk është absolutisht e nevojshme të shpërndani detyrat saktësisht në formën e një matrice - në një katror, por në fillim mund ta bëni pikërisht këtë për të siguruar dukshmëri. Është i përshtatshëm për të kthyer pamjen standarde të matricës në disa lista ose në një plan të përgjithshëm, ku rastet nga katrorë të ndryshëm theksohen me ngjyra. Kështu, për shembull, si detyrat urgjente ashtu edhe ato të rëndësishme (katrori A) mund të shkruhen me bojë të kuqe, të rëndësishme por jo urgjente me ngjyrë të gjelbër (sektori B), detyrat e parëndësishme por urgjente (katrori C) me ngjyrë blu, dhe e zeza - të parëndësishme dhe jo- urgjente. Në të njëjtën kohë, shkalla e rëndësisë së një rasti të veçantë duhet të vlerësohet jo në mendje, por në letër. Kështu marrin formë detyrat dhe realizimi i tyre bëhet më real.
Pse duhet përdorur kjo metodë?
ParimiDwight Eisenhower mund t'ju ndihmojë të ndryshoni jetën tuaj në drejtim të racionalizimit të kohës tuaj personale. Përdorimi i kësaj metode ju lejon të shpenzoni më pak kohë në detyra të panevojshme dhe të përqendroheni në gjërat më premtuese, si dhe t'i kushtoni kohë të mjaftueshme pushimit të duhur, duke shmangur të ashtuquajturat shpërdorues të kohës: televizor, bredhje pa qëllim nëpër hapësirat e Uebit dhe të ngjashme.
Një person që zbaton parimet e menaxhimit të kohës në aktivitetet e tij të përditshme është jo vetëm më i suksesshëm se të tjerët, sipas statistikave, por edhe më i shëndetshëm, pasi nuk përjeton stres të vazhdueshëm të shoqëruar me mbingarkesë dhe afate të vazhdueshme. Vendosja e prioriteteve (parimi Eisenhower ose ndonjë tjetër) do të ndihmojë në optimizimin e aktiviteteve tuaja të jetës në të gjitha fushat.
