Kur prezantoni rezultatet e punës, është shumë e rëndësishme të përgatitni apelin tuaj për audiencën, duke marrë parasysh kërkesat themelore për komunikimin oral. Hartimi i raportit parashikon një paraqitje të qartë dhe koncize të informacionit që perceptohet lehtësisht nga audienca. Në përputhje me këtë, është e rëndësishme të ndiqni rregullat për prezantimin e raportit, të cilat do t'ju ndihmojnë ta bëni fjalimin tuaj interesant.
Qëllimi kryesor i folësit është në thelb të:
- për të informuar dëgjuesit për diçka në një periudhë të shkurtër kohe;
- demonstroni materialin vizual (diagramet, grafikët, grafikët…);
- përpiquni të përcillni informacionin në mënyrat më lehtësisht të arritshme;
- për të kristalizuar informacionin më të dobishëm dhe më të rëndësishëm nga i gjithë vëllimi, paraqisni të dhëna dhe fakte në mënyrë që ato të jenë të lehta për t'u mbajtur mend.
Në bazë të qëllimit, lëndës, fushës së veprimtarisë në të cilën është publikuar, varet edhe dizajni i raportit. Ju mund të shkruani një mesazh në formë të lirë dhe gjithashtu të silleni lirshëm ndaj folësit gjatë demonstrimit. Ndonjëherë është e nevojshme të pajtoheniblloqe ndërtimi të kërkuara.
Për shembull, hartimi i raporteve në fushën shkencore është gjithmonë i strukturuar dhe identik me punën shkencore mbi të cilën propozohet prezantimi.
Le t'i hedhim një sy komponentëve kryesorë të raportit. Si shembull, le të marrim hartimin e një raporti që përfaqëson një punë shkencore. Një algoritëm i ngjashëm veprimesh është i përshtatshëm për përgatitjen e një raporti për çdo temë.
- Teksti duhet të fillojë me një përshëndetje. Për shembull: “Të nderuar pjesëmarrës, anëtarë të komisionit, të ftuar (këtu duhet të listoni grupet kryesore të njerëzve të pranishëm, në varësi të natyrës së ngjarjes)!”.
- Për të njohur të pranishmit me një titull të qartë të temës së raportit. Ju mund ta bëni këtë: "Vëmendja juaj është e ftuar në një raport mbi temën … Më lejoni të filloj me …" (Nëse kjo është një temë shkencore, atëherë mund të filloni me rëndësinë e temës së propozuar, pastaj të vazhdoni për qëllimin, detyrat dhe më pas për një rishikim të procesit dhe rezultateve).
- Më tej, pas pjesës hyrëse, mund të filloni të ritregoni procesin kryesor të kërkimit shkencor (marketing, etj.). Është e dëshirueshme të nënvizohet ky tranzicion me fjalë. Do ta keni më të lehtë për audiencën të orientohet dhe do të jetë më e lehtë për ju të mbani vëmendjen e tyre. Mund të formulohet si më poshtë: “Tani më lejoni të kaloj te rezultatet kryesore të studimit. Më lejoni tani të prezantoj fazat e kërkimit tonë në më shumë detaje.”
- Do të ishte shumë mirë të ndash të gjithë informacionin në blloqe. Kjo mund të bëhet duke sugjeruar që i gjithë procesi të konsiderohet në faza të veçanta. Për shembull: "Hulumtimi mbi temën … u zhvillua nëdisa faza. Tani do të flasim shkurtimisht për to. Pra, në fazën e parë, ne iu drejtuam… ".
Kjo pjesë e raportit është më informuese, më e gjatë, ndaj duhet të siguroheni që interesi i audiencës të mos shuhet. Materiale të ndryshme prezantuese që përmbajnë grafikë, diagrame, ilustrime etj. do t'ju ndihmojnë për këtë.
Por duhet mbajtur mend se një sasi e tepërt e tyre mund të lodhë akoma më shumë audiencën dhe të shkaktojë irritim. Prandaj, ia vlen të zgjidhni sllajdet më të rëndësishme dhe të nevojshme që përforcojnë fjalimin tuaj dhe të shmangni një kaleidoskop të të gjitha llojeve të fotografive që një person vështirë se do të ketë kohë t'i shohë, e lëre më t'i kuptojë ato.
- Vlen të merret parasysh se duhet të kuptoni qartë se cili ilustrim shoqëron tekstin. Ata duhet të përputhen dhe plotësojnë njëra-tjetrën. Në tekstin e të gjithë raportit është shumë e nevojshme të mbani shënime se çfarë saktësisht duhet të jetë rrëshqitja në ekran kur shqiptoni fjalë të caktuara.
- Në fund të raportit, është e nevojshme të përmblidhen shkurtimisht gjërat më të rëndësishme, për të nxjerrë një përfundim logjik. Për të thënë shkurt. në çfarë keni arritur në përfundimet tuaja, cilat rrugë zhvillimi shihni më tej.
- Sigurohuni që të shprehni mirënjohje për vëmendjen tuaj, ofroni të kaloni në diskutim.
Si përfundim, mund të themi këtë: “Faleminderit (dikujt) për mundësinë për të folur, të pranishmëve për vëmendjen e tyre. Unë propozoj të kalojmë në diskutimin e rezultateve të paraqitura.”
Siç mund ta shihni, dizajni i raportit duhet të jetë sa më i strukturuar. Kjo ështëdo ta ndihmojë folësin që të lundrojë lehtësisht në informacion, t'u përgjigjet pyetjeve, të jetë në gjendje t'i kthehet tekstit përsëri dhe përsëri në rast të pikave të diskutimit, si dhe gjatë gjithë diskutimit.
