Artikulli ofron shpjegime për koncepte të tilla si dokumentacioni hyrës dhe dalës, rrjedha e dokumentit dhe struktura e tij, rrjedha e dokumentit, mënyra dhe ciklikiteti i tij, dokumentacioni i brendshëm dhe i jashtëm. Janë dhënë mënyrat e nxjerrjes në pah të informacionit të nevojshëm dhe ruajtjes së tij në rastet dhe arkivat aktuale gjatë punës në zyrë.
Llojet e flukseve të dokumenteve
Në këtë epokë informacioni, është e pamundur të imagjinohet funksionimi i çdo strukture të prodhimit, konsumit, rregullimit apo shpërndarjes pa dokumentacion. Puna me dokumentacionin në gazetën e sotme të informacionit dhe bumin elektronik po bëhet gjithnjë e më komplekse. Po ndryshojnë bartësit e informacionit, po ndryshojnë njerëzit që e përpunojnë atë, po ndryshon fusha ligjore për përdorimin e informacionit. Koncepti dhe struktura e rrjedhës së dokumentit janë gjithashtu subjekt i ndryshimit.
Dokumenti si njësi e rrjedhës së dokumentit
Një dokument është informacion i regjistruar në formën e çdo objekti material. Një dokument mund të jetë një foto, video, regjistrim audio, për të mos përmendurmedia letre dhe skedarë. Por një dokument bëhet dokument vetëm nëse ka një sërë kërkesash të nevojshme. Këto kërkesa quhen detaje dhe janë veçori të detyrueshme të përcaktuara me ligj ose rregullore për lloje të caktuara dokumentesh. Për regjistrimin e dokumenteve organizative dhe administrative, për shembull, ekziston GOST R 7.0.97-2016. Një nga detajet më të rëndësishme është data e dokumentit (ndonjëherë edhe koha).
Çfarë është rrjedha e dokumentit
Rrjedha e dokumenteve është lëvizja e dokumenteve ndërmjet pikave të krijimit të informacionit, pikave të përpunimit të informacionit, pikave të ruajtjes së informacionit dhe përdoruesve të drejtpërdrejtë të informacionit. Rrjedhat e dokumenteve janë shumë të ndryshme në llojin e dokumenteve dhe përmbajtjen e tyre, mënyrën dhe ciklikitetin, metodat e lëvizjes, etj.
Rrjedhat e dokumenteve në një organizatë (që do të thotë edhe ndërmarrjet) ndahen sipas drejtimit në hyrje dhe në dalje. Çdo lloj fluksi duhet të ndahet nga njëri-tjetri për të shmangur gabimet dhe konfuzionin në punën me dokumentet.
Rrjedha e dokumenteve hyrëse përbëhet nga dokumente që vijnë në organizatë me postë, e-mail, të sjella me qëllim (me korrierë). Dokumentet në hyrje duhet të renditen, të panevojshme - të hiqen në plehra. Dokumentet e nevojshme ose ndoshta të nevojshme duhet të regjistrohen në revista (letër ose elektronike) duke treguar datën e marrjes, emrin e dokumentit dhe detajet e tij (data e dokumentit, emri i dërguesit, etj.), njësia organizative në të cilën dokumenti u dërgua.
Rrjedha e dokumenteve dalëse përbëhet nga dokumente të krijuara dhelëshuar ose përpunuar nga organizata. Të gjithë dokumenteve dalëse duhet t'u caktohet një numër serial, ato kontrollohen për praninë e detajeve të nevojshme dhe korrektësinë e tyre, ato duhet të regjistrohen në ditar që tregojnë datën (si rregull, kjo është data kur është nënshkruar dokumenti), numrin dalës dhe kodin e departamentit që përgatiti dokumentin.
Nëse është e pamundur përpunimi i menjëhershëm i rrjedhës së dokumenteve (rritja e tij e mprehtë), është e nevojshme të rritet numri i punonjësve që përpunojnë dokumentet në mënyrë që të shmangen gabimet dhe vonesat, të cilat shpesh janë shumë të kushtueshme për organizatën.
Llojet e rrjedhës së dokumenteve mund të jenë shumë të ndryshme, gjithçka varet nga lloji i veprimtarisë së organizatës dhe metodat e punës së saj.
Për organizatat dhe ndërmarrjet e mëdha, një rrjedhë dokumentesh e strukturuar siç duhet është po aq e rëndësishme sa fluksi i materialeve ose produkteve. Për flukse të mëdha dokumentesh, zhvillohen dhe zbatohen edhe procese teknologjike dokumentare.
Koncepti i rrjedhave të dokumentit të jashtëm dhe të brendshëm
Përveç informacioneve hyrëse dhe dalëse në një organizatë, të brendshme, d.m.th. informacioni i krijuar dhe i përdorur vetëm brenda vetë organizatës. Ky informacion mund të ketë një shkallë të caktuar sekreti dhe të mos jetë i disponueshëm publikisht edhe brenda të njëjtit departament. Zakonisht nuk pranohet shkëmbimi i letrave ndërmjet departamenteve të së njëjtës organizatë. Për komunikim dokumentar përdoren të ashtuquajturat shënime shërbimi (raporte, shënime shpjeguese, vërtetime) të nënshkruara nga drejtuesit e departamenteve. Përveç shënimeve nëorganizatat operojnë urdhra, udhëzime, certifikata, dokumentacion teknik dhe dokumentacione të tjera.
Rrjedha e brendshme e dokumenteve për këto arsye duhet të rregullohet qartë në mënyrë që informacioni sekret të mos bjerë në vende publike, qoftë edhe në formën e ekstrakteve apo pjesëve. Prandaj, informacioni i brendshëm nuk synon të shkojë përtej organizatës, dhe ndonjëherë përtej kufijve të një njësie. Në këtë rast, një informacion i tillë transferohet nga departamenti në departament vetëm me lejen e drejtuesit të departamentit dhe regjistrohet domosdoshmërisht gjatë transmetimit (madje edhe në arkivin e organizatës) në revista speciale që tregojnë marrësin dhe konfirmojnë autoritetin e tij për të marrë (leje për të punuar me dokumente).
Parametrat e rrjedhës së dokumentit
Rrjedha e dokumentit është një sistem kompleks i karakterizuar nga parametrat e mëposhtëm:
- përmbajtja (ose çfarë funksionesh kryen);
- struktura;
- modaliteti dhe ciklikiteti;
- drejtim;
- vëllim;
- tjetër.
Përmbajtje ose funksionalitet
Ky parametër i rrjedhës së dokumentit është një listë e dokumenteve të përdorura nga organizata dhe përbërja e informacionit që përmban këto dokumente. Kjo vlerë është konstante për një numër të vogël organizatash, aktivitetet e të cilave janë shumë specifike dhe konstante me kalimin e kohës (zakonisht këto janë gjykata, arkiva, regjistra dhe organizata të tjera joprodhuese). Për shumicën e organizatave, veçanërisht ato të prodhimit, rrjedha e dokumentit është një vlerë jo konstante që ndryshonnë varësi të ndryshimeve të ndryshme: llojit të aktivitetit, partnerëve, teknologjive, materialeve, legjislacionit dhe kërkesave të tjera të ndryshimit të prodhimit dhe ndryshimeve të përkohshme.
Struktura e rrjedhës së dokumentit
Koncepti dhe struktura e rrjedhës së punës mund të përshkruhet nga veçoritë me të cilat jepet klasifikimi i dokumenteve dhe indeksimi i tyre, i gjithë sistemi i orientimit është formuar në aparatin referues të dokumenteve të organizatës. Në mënyrë tipike, një strukturë e tillë korrespondon me llojin dhe qëllimin e rrjedhës së dokumentit.
Modaliteti dhe ciklet
Këta parametra përcaktojnë ndryshimet në ngarkesën e informacionit që vjen me kalimin e kohës. Kjo, për shembull, është një rritje e mprehtë e sasisë së punës me dosjet personale të aplikantëve të një institucioni arsimor gjatë fushatës së pranimit ose me dokumentet e studentëve gjatë seancave dhe diplomimit.
Ndryshime të tilla lidhen me ritmet e brendshme të organizatës dhe zakonisht janë mjaft të parashikueshme dhe të planifikuara.
Ndryshime në drejtimin e rrjedhës së dokumentit
Këto ndryshime lidhen me përmbajtjen e punës së njësisë së përpunimit të informacionit. Bëhet fjalë për dallime në mënyrat e regjistrimit të dokumenteve, mënyrat e monitorimit të afateve të ekzekutimit të dokumenteve, mënyrat e njohjes me to dhe veçanërisht miratimi dhe bashkërendimi i dokumenteve të ndryshme. Ndryshimet në drejtimin e rrjedhës së dokumenteve do të ndikohen gjithashtu nga ndryshimet e brendshme në strukturën dhe drejtimin e organizatave.
Vëllimi i rrjedhës së dokumentit
Vëllimi i rrjedhës së dokumentit është shumadokumente (origjinale dhe kopje), të cilat mund të shprehen si nga numri i vetë dokumenteve ashtu edhe nga numri i fletëve, karaktereve, numri i interpretuesve dhe personave me të cilët është rënë dakord dokumenti. Për shembull, numri i organizatave partnere me të cilat duhet të bini dakord për një kontratë, ose me të cilat duhet ta nënshkruani atë.
Rrjedha e punës e organizatës përfshin numrin total të dokumenteve në të gjitha flukset.
Përmirësimi i punës me flukset e dokumenteve në organizatë
Për të përmirësuar këtë punë, është e nevojshme të studiohet i gjithë procesi i dokumentacionit, të vendosen rekomandime të qarta që e bëjnë procesin teknologjikisht kompetent: hiqni dyfishimin kur punoni me dokumente, përjashtoni miratimin e dokumenteve nga departamentet që nuk kanë lidhje me të. Sa më i madh të jetë fluksi i dokumenteve, aq më i ngarkuar është aparati administrativ i organizatës, ose të paktën pjesa më e madhe e tij.
Një nga pikat kryesore të përmirësimit të punës së personelit me dokumente është niveli i formimit të tyre profesional në të gjitha fazat e rrjedhës së dokumenteve, ngarkesa optimale e personelit, rregullimi i qartë i punës me një dokument në secilin departament.
Rregullimi dhe standardizimi me flukse të mëdha dokumentesh bëjnë të mundur përdorimin e mekanizimit dhe automatizimit të zyrës, reduktojnë numrin e punonjësve që punojnë me dokumente në numrin optimal.
Fatkeqësisht, informacioni rreth vëllimit të flukseve të dokumenteve zakonisht nënvlerësohet për shkak të metodave të papërsosura të kontabilitetit.
Bazëkërkesat e modernitetit për rrjedhën e dokumenteve
- Rregullsi. Çdo bllokim ose dështim në rrjedhën e informacionit në veprimtarinë njerëzore çon në përçarje të të gjithë sistemit në tërësi. Një rritje në vëllimin e dokumenteve duhet të merret parasysh dhe të planifikohet paraprakisht.
- Kontrollueshmëri. Rrjedha e informacionit mund dhe duhet të menaxhohet. Sistemi i zyrës duhet të jetë jo vetëm i qëndrueshëm, por edhe fleksibël në funksionim; stafi duhet të trajnohet në mënyrë universale në të gjitha operacionet e zyrës.
- Përmirësimi i vazhdueshëm i efikasitetit të rrjedhës së punës nëpërmjet racionalizimit, mekanizimit dhe automatizimit të punës.
- Përpilimi dhe përditësimi i rregullt i hartave itinerare-teknologjike të lëvizjes së dokumenteve me tregues të afateve, interpretuesve etj.
- Standardizimi i dokumenteve, metodat e përpunimit të tyre, arkivimi i duhur, përcaktimi i vendeve të ruajtjes për çdo dokument përshpejtojnë kërkimin e dokumenteve dhe punën me to.
