Në fusha të ndryshme të veprimtarisë së individëve dhe personave juridikë, përdoret sistemi i klasifikimit të dokumenteve të miratuar në territorin e Federatës Ruse. Përpilimi, ruajtja, qarkullimi dhe përdorimi i letrave kryhet nga një disiplinë e tillë si puna në zyrë. Në këtë artikull do të studiojmë të gjitha aspektet e tij. Merrni parasysh konceptin dhe klasifikimin e dokumenteve, funksionalitetin e tyre dhe aspekte të tjera të çështjes.
Punët në zyrë: dispozita të përgjithshme
Si fillim, duhet theksuar se mbështetja e dokumentacionit është një fushë e veçantë veprimtarie, e cila konsiston në hartimin, formimin, ruajtjen dhe përpunimin e letrave. Nga mënyra se si duket dokumenti dhe informacioni në të, si zbatohet organizimi i punës me të, varet në masë të madhe kohëzgjatja dhe korrektësia e marrjes së një ose një tjetër vendimi të menaxhimit, i cili ka një shkallë të caktuar rëndësie. Punimet marrin parasysh dhe pasqyrojnë aktivitetet e ndërmarrjeve, kompanive, firmave. Në këtë lidhjembajtja e evidencës shërben si parashkrim i ligjit. Në procesin e auditimeve, para së gjithash, ato dokumente që regjistrojnë aktivitetet e shoqërisë janë subjekt i rishikimit.
Kuadri legjislativ
Përpara se të analizoni llojet e dokumenteve dhe klasifikimin e tyre, këshillohet që të njiheni me kuadrin legjislativ. Kështu, Ligji Federal, i cili rregullon informacionin dhe mbrojtjen e tij, përcakton detyrimin për të dokumentuar informacionin dhe përcakton një sërë parametrash bazë. Akti normativ i emërtuar synon gjithashtu të rregullojë marrëdhëniet që lindin në zhvillimin dhe përdorimin e mëvonshëm të teknologjive të informacionit. Duhet theksuar se dokumentacioni i detyrueshëm përcaktohet me ligje të tjera. Në veçanti, Kodi Civil i Federatës Ruse përcakton kuadrin ligjor për aktivitetet dhe procedurën përkatëse për punën në zyrë. Kodi Tatimor i Federatës Ruse përcakton dokumente standarde tatimore, të cilat gjithashtu përbëjnë një nga klasifikimet e dokumenteve. Nëpërmjet tyre sigurohet kontabiliteti i punës tregtare të individëve dhe organizatave, si dhe afati kohor i zbritjeve të pagesave tatimore dhe tarifave në buxhetin e shtetit.
Përveç kësaj, ligji aktual përcakton mostrat e letrave. Kështu, Kodi Civil i Federatës Ruse parashikon kërkesa për përmbajtjen dhe përbërjen e kontratave përbërëse, marrëveshjeve, statuteve, etj. Rregulloret përcaktojnë format e atyre dokumenteve që do të dërgohen duke përdorur metoda të ndryshme të përdorura sot.
Klasifikimi i dokumenteve RF
Vlen të përmendet se sistemi administrativ i punës së zyrës së Federatës Ruse përfshin një klasifikim të një natyre me shumë nivele. Këshillohet që ta konsideroni më në detaje. Klasifikimi kryesor i dokumenteve supozon praninë e komponentëve të mëposhtëm:
- Dokumentet organizative dhe administrative. Është e këshillueshme që të përfshihen këtu vendimet, protokollet, udhëzimet, statutet, urdhrat, dispozitat.
- Referenca dhe dokumente informative të përfshira në klasifikimin e dokumenteve të një natyre të përgjithshme. Po flasim për certifikata, memorandume, akte, telegrame, letra e kështu me radhë.
- Sipas personelit. Është e rëndësishme të theksohet se ky klasifikim i dokumenteve përfshin deklarata, libra pune, karakteristika, kontrata, urdhra, etj.
Është zakon të veçohen forma të tilla dokumentesh si individuale, shabllone dhe standarde. Mostrat e paraqitura përbëjnë klasifikimin e tyre të dokumenteve sipas qëllimit.
Lloje të tjera dokumentesh
Ia vlen të dini se dokumentet mund të jenë të thjeshta ose komplekse në përmbajtje. Klasifikimi i dokumenteve të kontabilitetit në vendin e pranimit nënkupton praninë e letrave të jashtme dhe të brendshme. Duke gjykuar nga origjina, ata bëjnë dallimin midis dokumenteve personale dhe zyrtare. Sipas afatit të ruajtjes, është zakon që letrat me vlerë të klasifikohen në të përhershme, si dhe më shumë ose më pak se 10 vjet. Në përputhje me shenjën e publicitetit, është miratuar një klasifikim i veçantë i dokumenteve rregullatore, që nënkupton praninë e letrave sekrete dhe jo sekrete. Duhet shtuar se grupi i parë përfshin konfidenciale dhe plotësishtdokumente sekrete. Sipas metodës së regjistrimit, është zakon të bëhet dallimi midis materialeve të zërit, të shkruar me dorë, elektronike, grafike, fotografike dhe filmike, etj. Grupimi i fundit quhet edhe klasifikimi i dokumenteve sipas veçorive.
Dokumentet urgjente dhe jourgjente
Tetat me vlerë mund të klasifikohen në urgjente dhe jourgjente. Sipas fazave, është zakon të dallohen draftet, ekstraktet, origjinalet (me fjalë të tjera, origjinalet), si dhe kopjet. Dokumentet e natyrës shtetërore përfshihen në një kategori të veçantë. Në përputhje me legjislacionin aktual, strukturat e autorizuara nxjerrin udhëzime, urdhra, udhëzime, urdhra, rezoluta, dekrete dhe vendime.
Dokumentacioni parësor
Këshillohet që të merret parasysh veçmas një kategori mjaft voluminoze e dokumenteve parësore. Kjo përfshin dokumente me informacion bazë të marrë në procesin e kërkimit, zhvillimit, vëzhgimit dhe aktiviteteve të tjera shoqërore. Duhet të theksohet se dokumentacioni parësor në departamentin e kontabilitetit formohet gjatë zbatimit të operacioneve me rëndësi ekonomike. Ajo vepron si provë ose dëshmi e fakteve të caktuara që tashmë janë realizuar. Grupi i letrave burimore përfshin, për shembull, certifikatat, aktet, faturat, urdhëresat, etj. Për shumicën e tyre miratohen formularë të veçantë të unifikuar. Për shembull, deri më sot, janë krijuar forma të veçanta dokumentesh për kontabilizimin e operacioneve tregtare, aktiveve fikse, shlyerjeve në para dhe punës.
Detajet e dokumentit
Nëse nuk ka një formular të unifikuar për një letër të caktuar, një formular i brendshëm formohet në kompani. Sidoqoftë, në çdo rast, disa detaje duhet të jenë të pranishme atje:
- Emri i dokumentit.
- Data e përpilimit.
- Emri i organizatës.
- Thelbi i funksionimit me rëndësi ekonomike.
- Aparatet matëse.
- Lista e punonjësve që veprojnë si përgjegjës.
- Nënshkrimet personale të punonjësve të autorizuar.
Punët e zyrës së brendshme
Në përputhje me udhëzimet e drejtuesve të strukturës dhe me iniciativën e drejtuesve të departamenteve të pavarura, zhvillimi i dispozitave të ndryshme është i rëndësishëm. Ky grupim i shkresave përfshin akte standarde dhe individuale. Duhet theksuar se përmbajtja e kësaj të fundit lidhet kryesisht me njësitë e menaxhimit, departamentet, seminaret që janë pjesë e strukturës organizative të kompanisë. Dokumentacioni tipik, si rregull, ka të bëjë me punëtoritë e prodhimit kryesor.
Duhet të dini se projektrregullorja formohet nga kontraktori, pas së cilës bihet dakord me departamentin juridik të kompanisë. Nëse lindin kundërshtime ose komente, ato deklarohen në një letër të veçantë ose në një kopje të dytë të asaj aktuale. Akti kryesor i natyrës administrative në ndërmarrje është urdhri i drejtorit. Me ndihmën e këtij dokumenti mund të hartohet procedura për veprimtarinë e strukturës, vendimet dhe udhëzimet, ngjarje të ndryshme, rezultatet e punës apo rezultatet e auditimeve.
Raporti, shënimi shpjegues dhe shërbimi
Një memorandum është një dokument që deklaron një fakt ose çështje, përfundim ose propozim të veçantë. Vlen të dihet se mund t'i dërgohet menaxhimit të organizatës ose një strukture më të lartë. Një memo duhet të kuptohet si një lloj letre, një nga format e llojit të brendshëm të korrespondencës në një kompani. Si rregull, ai dërgohet nga njësitë strukturore në absolutisht çdo adresues të kompanisë. Përjashtim këtu është udhëzimi i drejtpërdrejtë. Duhet të kihet parasysh se një memo mund të dërgohet edhe nga një zyrtar specifik i kompanisë. Dokumenti i emërtuar mund të përkufizohet si informues, proaktiv ose raportues.
Një shënim shpjegues duhet të konsiderohet si një punim që shërben si shpjegim i përmbajtjes së dispozitave të caktuara të aktit kryesor (program, raport, plan). Përveç kësaj, ajo mund të shpjegojë arsyet e mospërmbushjes së udhëzimeve nga udhëheqja ose shkeljes së disiplinës.
Udhëzime
Udhëzimet aktualisht klasifikohen në dy grupe. Dokumentet që përfshihen në kategorinë e parë rregullojnë procedurën e kryerjes së një procesi të caktuar në një ndërmarrje, në të cilën marrin pjesë zyrtarë, divizione etj. Duhet theksuar se janë përshkrimet e vendeve të punës (grupi i dytë) që përcaktojnë të drejtat, detyrat, përgjegjësitë dhe funksionalitetin e punonjësve të veçantë. Këto shkresa mund të shërbejnë si shpjegim i procedurës sipas së cilës duhet të zbatohen udhëzimet e urdhrave dhe ligjeve (dekretet, urdhrat etj.). Duhet shtuar se përshkrimet e punësmund të jetë me kohëzgjatje të caktuar ose të përhershme. Sidoqoftë, letrat me vlerë të përhershme rishikohen dhe rishikohen gjithsesi çdo 3-5 vjet.
Përfundim
Pra, ne kemi shqyrtuar konceptin, klasifikimet kryesore të letrave me vlerë dhe aspekte të tjera të temës. Si përfundim, duhet të theksohet se sot puna e zyrës në territorin e Federatës Ruse është një kategori mjaft e zhvilluar. Në fazën aktuale të jetës njerëzore, ky aktivitet përfshin sigurimin e formimit kompetent dhe në kohë të dokumenteve të nevojshme, si dhe organizimin e punës me akte (përkatësisht, marrja, transmetimi, përpunimi, përgatitja, kontrolli, ruajtja, regjistrimi, sistemimi, përgatitja për arkivimi dhe shkatërrimi). Rregullimi i teknologjisë së zyrës zbatohet në përputhje me një sërë fushash. Është e këshillueshme që të përfshihet standardizimi, rregullimi legjislativ, si dhe formimi i akteve ligjore, rregullatore dhe metodologjike me rëndësi kombëtare.
Në një mënyrë apo tjetër, organizimi dhe mbajtja pasuese e të dhënave kërkojnë praninë e detyrueshme të aftësive të veçanta dhe njohurive profesionale. Pra, për zbatimin e kësaj pune në kompani krijohen departamente apo shërbime përkatëse. Vlen të përmendet se në firmat e vogla, sekretarët janë të angazhuar në punë zyre, dhe punonjësit e autorizuar nga titullari janë përgjegjës për gjendjen e dokumenteve të ndërmarrjes. Në çdo rast, çdo grupim dokumentesh duhet të ketë vendin e vet. Zakonisht ato ruhen në kabinete të posaçme kundër zjarrit. DheSë fundi, punonjësit mund t'i nënshtrohen masave disiplinore për mbajtjen e pahijshme të të dhënave. Kjo duhet mbajtur mend gjatë zbatimit të njohurive në praktikë.
