Çfarë është një "takim"? Vetë fjala vjen nga protosllavishtja "këshill", "veçe". Në ato kohëra të lashta, të zgjedhurit, zakonisht përfaqësuesit më të mençur dhe më me përvojë të shoqërisë, organizonin mbledhjen. Qëllimi i tij ishte të diskutonte një temë ose problem të caktuar dhe të merrte vendime që supozohej ose të zgjidhnin problemin që kishte lindur ose të rregullonin rendin publik.
Fjalori shpjegues i V. D. Dmitriev zbulon kuptimin e fjalës së emërtuar si më poshtë:
takim
takim nr., s., i përdorur komp. shpesh
Morfologjia: (jo) çfarë? takime, pse? takim, (shih) çfarë?takim, çfarë? takim për çfarë? rreth takimit; çfarë? takime, (jo) çfarë? takime, pse? takime, (shih) çfarë? takime, çfarë? takime për çfarë? rreth takimeve
1. Një takim është një takim i disa njerëzve për të diskutuar së bashku çështje praktike, të biznesit.
Takim i shkurtër dhe i rëndësishëm. mëngjes,takim urgjent. Mbledhja e shefave të departamenteve ishte caktuar për në orën 10:00. Në Moskë u mbajt një takim i përfaqësuesve të qarqeve të biznesit.
2. Takimi i nivelit të lartë në shtyp quhet një takim biznesor, zyrtar i krerëve të shteteve.
3. Në praktikën gjyqësore, takimi quhet bisedë e mbyllur e juristëve ose gjyqtarëve, ku përcaktohet forma e dënimit për të pandehurin.
Në fund të debatit, gjykata u tërhoq për të diskutuar.
Një takim - humbje kohe, apo mjet efektiv për të punuar me stafin? Kush vendos kush, kur dhe për çfarë qëllimi do të marrë pjesë në mbledhje? Le të përpiqemi t'u përgjigjemi këtyre dhe pyetjeve të tjera.
Qëllimi i ngjarjes
Takimet shërbejnë për disa qëllime:
- Gjatë tij ka një shkëmbim dhe transferim informacioni. Folësit tregojnë historinë e tyre, duke informuar dhe edukuar pjesën tjetër të pjesëmarrësve.
- Gjatë raportit dhe debatit, të gjitha situatat ose proceset vlerësohen nga të pranishmit në takim. Kriteret e vlerësimit po rregullohen.
- Për një drejtues, një takim mund të zëvendësojë të gjitha procedurat e vlerësimit, pasi sjellja e një vartësi dhe reagimet e tij mund të përdoren për të gjykuar kompetencën dhe përfshirjen e tij.
- Rregullimi kompetent i veprimeve dhe miratimi i vendimeve dhe masave efektive.
Shefi vendos
Kush do të marrë pjesë në mbledhje, shpeshtësinë dhe kohëzgjatjen e takimeve, si dhe qëllimin e tyre, vendos drejtuesi.
Varet nga pyetja ose problemi që shkaktoi nevojënmbajtjen e takimeve. Për shembull, drejtori ka nevojë për një vendim kolegjial - miratimin e buxhetit. Ai u dërgon një email të gjithë punonjësve që duhet të marrin pjesë në takim me përmbajtjen e përafërt:
- përfaqësuesit (lista e postimeve) do të marrin pjesë në takim si dhe stafi kryesor nga një organizatë tjetër partnere;
- tema - ndarja e buxhetit për periudhën;
- vend - sallë e madhe mbledhjesh;
- data dhe ora - 10.11.2018, e shtunë, fillimi 13:00, mbarimi 13:50;
- lista e pikave të rendit të ditës, përgjegjëse për fjalimin, afati kohor për çdo çështje në bashkëngjitje.
Llojet dhe llojet e takimeve
Takimet janë një mjet i fuqishëm menaxhimi. Ndër to dallohen:
- formale dhe joformale;
- operativ, përfundimtar, problematik;
- industriale, gjyqësore dhe kështu me radhë;
- sipas nivelit: dyshemeja e dyqanit, udhëheqja, krerët e shtetit dhe të ngjashme;
- takime të mbyllura dhe të hapura;
- edukative, informative, shpjeguese;
- sipas mënyrës së komunikimit: pjesëmarrje e drejtpërdrejtë në takim, përzgjedhës, videokonferencë e kështu me radhë.
Efektiviteti i takimit varet nga organizimi i takimeve. Ajo duhet të marrë parasysh strukturën e ndërmarrjes, specifikat e ndërveprimit të punonjësve, metodat e komunikimit, punësimin e secilit prej pjesëmarrësve, nevojën për të zgjidhur çështjet dhe rëndësinë e tyre.
Operativ, përfundimtar dhe problematik
Punë ekipore e suksesshme do të thotë konstantendërveprimi i të gjitha lidhjeve me marrjen e reagimeve. Për ta bërë këtë, si rregull, takimet operative mbahen në fillim të ditës së punës. “Përdhunues”, “pesëminutësh”, “takime me glider”, “letuchki” – kështu quhen mes tyre.
Në seminar do të marrin pjesë punonjës të cilët caktohen nga mbikëqyrësi i menjëhershëm. Lista e çështjeve të diskutuara është standarde: rezultatet e ditës së kaluar, vendosja e qëllimeve për sot, etj. Takime të tilla janë të shkurtra. Ato mbahen rregullisht, për të cilat të gjithë pjesëmarrësit njoftohen paraprakisht.
Takimet përmbyllëse mblidhen për të diskutuar një sasi të madhe pune. Mund të jetë:
- periudha kohore: sezoni, tremujori, mbretërimi dhe kështu me radhë;
- përfundimi i planit, projektit, detyrës.
Po bëhen përgatitje të përpikta për takime të tilla. Për të marrë pjesë në takimin për çështjen përfundimtare është i ftuar paraprakisht. Pjesëmarrësit emërohen nga drejtuesi. Ai gjithashtu specifikon listën e materialeve të nevojshme për një zbatim të suksesshëm. Koha është e rregulluar si për çdo shfaqje, ashtu edhe në përgjithësi. Takimi regjistrohet. Të gjithë pjesëmarrësit duhet të njihen me përmbajtjen e protokollit.
Takimet problematike organizohen sipas nevojës, Si rregull, këto janë rrethana të forcës madhore, situata të paplanifikuara. Personi përgjegjës për zgjidhjen e problemit ju fton të merrni pjesë në takim për çështjen që ka lindur. Pjesëmarrësit emërohen nga drejtuesi. Koha nuk është caktuar. Si rezultat i takimit, bëhet një zgjidhje për problemin, bëhet një analizë e shkaqeve të shfaqjes,është duke u krijuar një listë e masave parandaluese. Kërkohet regjistrimi.
Ftesë
"Ju lutemi merrni pjesë në takimin për çështjen e …" - kështu lexohet zakonisht teksti i letrës së ftesës. Më pas, duhet të specifikoni temën kryesore, datën, vendin, kohën e fillimit dhe përfundimit të takimit. Më pas listoni çështjet që do të ngrihen gjatë takimit. Dhe shënoni personat përgjegjës për çdo artikull. Nuk do të jetë e tepërt të tregohet afati kohor për të folur për secilën nga pyetjet. Pyetjet janë renditur sipas rëndësisë së zgjidhjes.
Gabimet e mundshme në takim
Gjithkush që merr pjesë në takim është përgjegjës për mbarëvajtjen e tij të suksesshme dhe efikase. Ne rendisim gabimet tipike të pjesëmarrjes, organizimit dhe sjelljes:
- mungesë, pamjaftueshmëri, pasaktësi në formulimin e qëllimit të takimit;
- përgatitje e pamjaftueshme;
- mungesë ose mospërfillje e rregulloreve;
- formalizimi, nuk ka nevojë për takim;
- Njoftim i parakohshëm, kohë e pamjaftueshme për t'u përgatitur.
Ul efikasitetin e takimeve dhe vonesat e zakonshme.
Metodat e zbatimit
Çdo kongregacion ka:
- Tema është qëllimi i saj, çështjet dhe problemet e diskutuara.
- Objektivi janë ata që do të marrin pjesë në takim, njerëz.
Zgjedhja e metodës së drejtimit varet nga ajo që është subjekti dhe objekti. Ne rendisim ato kryesore:
- raport;
- shkëmbiminformacione ose opinione;
- stuhi mendimesh;
- diskutim.
